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一、本府各單位公文處理,應確實遵守分層負責,並就本機關職權範圍內之全部公務,衡酌其性質及權責之輕重,予以分類詳明列舉擬訂分層負責明細表辦理。
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二、本府分層負責之層級劃分,依下列規定辦理:
縣長、副縣長、秘書長為第一層,處長為第二層,科長為第三層,承辦人員為第四層。
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三、本府各單位核決公文(包括決行、核批、核會文件),行使最後核定職權者,應親筆簽名或蓋職名章,其方式規定如下:
(一)本府第一層機關首長(副縣長、秘書長、參議、秘書)核決文稿,
其由縣長親自核定者,應由縣長簽名或蓋職名章;由副縣長代為核決者,應由副縣長親筆簽名或蓋職名章,並加蓋縣長職名章;由秘書長代為核決者,應由秘書長親筆簽名或蓋職名章,並加蓋縣長之職名章;由參議代為核決者,應由參議親筆簽名或蓋職名章,並加蓋縣長、副縣長、秘書長職名章;由秘書代為核決者,應由秘書親筆簽名或蓋職名章,加蓋縣長、副縣長、秘書長之職名章。
(二)本府第二層單位主管(副主管或專員、技正)代為核決本府文稿
時,其由主管核決者,應由主管在核決位置親筆簽名或蓋職名章,
並加蓋代為決行章,由其副主管或專員、技正代為核決者,應由
副主管或專員、技正在其原職稱位置親筆簽名或蓋職名章,另在
核決位置加蓋其主管職名章及代為決行章。
(三)本府第三層主管代為核決本府文稿時,應在其本人職稱位置先蓋
職名章,另在核決位置親筆簽名或蓋職名章及加蓋代為決行章。
(四)本府第四層承辦人代為核決本府文稿時,應在其本人職稱位置先蓋職名章,另在核決位置親筆簽名或蓋職名章及加蓋代為決行章。
前項代為核決文稿者,應負行政與法律上責任。
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四、已由首長核定處理原則之公文,發文稿可責由副首長或第二層主管判發。判發人員負責審核發文稿內容與核定原則是否相符;如有不符,應由判發、核稿及承辦人員共同負其責任。
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五、承辦人員製作公文,敘述事實或引敘人名、地名、物名、日期、數字、法規條文及有關解釋等,發生遺漏或錯誤者,應由承辦人員負責。
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六、核閱文稿人員,對公文之處理規定如下:
(一)主辦單位簽擬內容,如有不明確之處,應先洽商再行核簽。但主辦單位之意見顯與事實不符或違背法令者,得逕行核簽。
(二)對次一層陳核案件,依分層負責明細表屬各該層決定事項,得逕行簽註退還。
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七、各機關除由首長對外行文外,其各層主管根據分層負責之授權對外行文附署規定如下:
(一)本府第二層代為決行之文稿,仍以本府名義行之,由縣長署名,
決行人應在縣長簽章後附署職銜、姓名,並加註決行二字或依分
層負責規定授權決行。
(二)先簽後稿案件,稿由第二層人員依第一層核定之簽代判者,其決行層級仍設為第一層,決行欄位應註明或加蓋「案奉核定」章,不得蓋「代為決行」章,並無須加註「本案依分層負責規定授權主管處長決行」之附署。
(三)本府第三層代為決行之文稿,仍以本府名義行之,由縣長署名,
決行人應在縣長簽章後,加註依分層負責規定授權決行。
(四)本府第四層代為決行之文稿,仍以本府名義行之,由縣長署名,
決行人應在縣長簽章後,加註依分層負責規定授權決行。
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八、各層主管對分層負責之授權事項,應切實監督,如有新增公務項目或分層負責明細表劃分不適當者,應隨時修正。
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