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一、本府各單位公文處理,應確實遵守分層負責,並就本機關
職權範圍內之全部公務,衡酌其性質及權責之輕重,予以
分類詳明列舉擬訂分層負責明細表辦理。
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二、本府分層負責之層級劃分,依下列規定辦理:
縣長、副縣長、秘書長、參議及秘書為第一層,處長及副
處長為第二層,科長為第三層,承辦人員為第四層。
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三、本府各單位核決公文(包括決行、核批、核會文件),行
使最後核定職權者,應在決行欄位親筆簽名或蓋職名章,
其方式規定如下:
(一)本府第一層核決文稿,其由縣長核定者,應由縣長簽
名或蓋職名章;由副縣長代為核決者,應由副縣長簽
名或蓋職名章,並加蓋縣長職名章;由秘書長代為核
決者,應由秘書長簽名或蓋職名章,並加蓋縣長職名
章;由參議或秘書代為核決者,應由參議或秘書簽名
或蓋職名章,並加蓋縣長職名章。
(二)本府第二層代為核決本府文稿時,其由處長核決者,
應由處長簽名或蓋職名章,並加蓋代為決行章;由副
處長代為核決者,應由副處長簽名或蓋職名章,並加
蓋處長職名章及代為決行章。
(三)本府第三層代為核決本府文稿時,應由科長簽名或蓋
職名章,並加蓋代為決行章。
(四)本府第四層代為核決本府文稿時,應由承辦人員簽名
或蓋職名章,並加蓋代為決行章。
前項代為核決文稿者,應負行政與法律上責任。
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四、已由第一層核定處理原則之公文,發文稿可責由第二層主
管判發。判發人員負責審核發文稿內容與核定原則是否相
符;如有不符,應由判發、核稿及承辦人共同負其責任。
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五、承辦人員製作公文,敘述事實或引敘人名、地名、物名、
日期、數字、法規條文及有關解釋等,發生遺漏或錯誤者
,應由承辦人員負責。
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六、核閱文稿人員,對公文之處理規定如下:
(一)主辦單位簽擬內容,如有不明確之處,應先洽商再行
核簽。但主辦單位之意見顯與事實不符或違背法令者
,得逕行核簽。
(二)對次一層陳核案件,依分層負責明細表屬各該層決定
事項,得逕行簽註退還。
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七、除由首長對外行文外,其各層代為決行之文稿,仍以本府
名義行之,由縣長署名,並加註「本案依分層負責規定授
權決行」。
先簽後稿案件,稿由第二層依第一層核定之簽代判者,其
決行層級仍設為第一層,決行欄位應註明或加蓋「案奉核
定」章,不得蓋「代為決行」章,並無須加註「本案依分
層負責規定授權決行」之附署。
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八、各層主管對分層負責之授權事項,應切實監督,如有新增
公務項目或分層負責明細表劃分不適當者,應隨時修正。
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