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一、總則：
宜蘭縣政府（以下簡稱本府）為規範本府暨所屬機關學校處理機密文書，應行注意事項及處理作業程序有所遵行，避免因機密文書處理失當，衍生洩密情事，特依據國家機密保護法及其施行細則、行政院秘書處訂頒「文書處理手冊」第捌章及本府維護公務機密作業要點第参點規定，訂定本注意事項。
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二、機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。
本府暨所屬機關學校處理國家機密文書，依國家機密保護法及其施行細則辦理。
本府暨所屬機關學校處理一般公務機密文書，依國家機密保護法與其施行細則、行政院頒文書處理手
冊及本注意事項辦理。
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三、機密等級區分：
國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」。
一般公務機密文書列為「密」等級。
不同等級之機密文書合併使用或處理時，以其中最高之等級為機密等級。
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四、一般公務機密，指本府暨所屬機關學校持有或保管之資訊，除國家機密外，依法令有保密義務者。
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五、本府暨所屬機關學校本於權責所核定一般公務機密文書之機密等級、保密期限、解密條件等，應依相關保密法規辦理。
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六、本府暨所屬機關學校應以一般公務機密文書處理事項如下：
（一）主管機密範圍項目所列事項。
（二）作成行政決策、意思決定前之擬稿或前置作業，有保密之必要者。
（三）具名或涉及具體內容之檢舉、陳情案件，有保密之必要者。但其已自
行公布檢舉、陳情內容者，不在此限。
（四）司法機關調查或處理中之事項，有保密之必要者。
（五）依政府採購相關法規，有保密之必要者。
（六）涉及隱私或其他個人資料，有保密之必要者。
（七）公務人員因承辦公務而知悉或持有他人之營業（職業）秘密，有保密
必要者。
（八）人事資料有保密之必要者。
（九）為執行電腦系統安全管理相關作業事項，有保密之必要者。
（十）其他依法規或契約應行保密之事項。
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七、本府暨所屬機關學校凡委託其他公民營機構或個人研究、設計、發展、
試驗、採購、生產、營繕、銷售或保管文件，涉及一般公務機密事項，
其文書處理規定如下：
（一） 本府暨所屬機關學校人員於其職掌或業務範圍內，凡以契約委託其
他公民營機構或個人製作之一般公務機密文書，應要求受託者先行
採取保密措施，並送交委託單位，由權責長官核定機密等級、保密
期限或解除機密條件，並通知受託者。
（二）凡因委託契約需要，而必須提供受託者一般公務機密文書時，應繕
造清冊送交受託者專人執據簽收；並得檢查該一般公務機密文書之
管理與運用情形，以保障不遭轉用或洩漏。
（三）為使受託者瞭解並配合採取保密措施，委託單位應要求簽訂「保密
契約」或於主契約中規範「保密義務條款」，載明業經標示為一般公
務機密之文書，縱使契約終止或解除，非經解密，受託者仍應採取
保密措施。
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八、本府暨所屬機關學校業務承辦人員處理一般文書，應審核鑑定是否具保密價值，如確有保密必要，應改以一般公務機密文書處理。如為他機關來文，得依本注意事項機密等級變更或解密程序，建議來文機關變更密等及解密條件或保密期限。
本府暨所屬機關學校內部行政流程如有保密必要時，於文書核擬過程中採取保密措施即可。
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九、 機密文書之收文應注意事項如下：
（一）收受機密文書時，應先詳細檢查封口有無異狀後，並依內封套記載
情形完成登錄機密文書專設文簿。
受文者為機關學校或機關學校首長者，文書人員應送機關學校首長
或其指定人員啟封分文，送文書單位掛取公文總收文號；受文者為
其他人員者，逕送各該人員本人啟封；另啟封人員，應核對其內容
及附件。
（二）機密文書收文處理，以專設文簿或電子檔登錄為原則，並加註機密
等級。如採混合方式，登錄資料不得顯示機密內容。
（三）業務承辦單位主管、承辦科(課)組、室、承辦人員收到機密文書後
，應登錄機密文書專設文簿（如附件1）。 |
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十、機密文書之業務承辦人員簽辦處理應注意事項如下：
（一）機密文書之簽擬、陳核（判），應由業務主管或其指定之人員處理，
並應儘量減少處理人員層級及程序。
（二）機密文書之保密期限或解除機密條件之標示，應具體明確，以括弧
標示於機密等級之右。其解密條件如下：
1.本件至某年某月某日解密。
2.本件於公布時解密。
3.其他（其他具體解密條件；例如，（1）附件抽存後解密。（2）
工作完成後解密。（3）會議終了後解密。）
機密等級標示位置，依國家機密保護法施行細則第17條規定辦理。
（三）業務承辦人員簽辦機密文書，於陳核（判）或會辦過程，由承辦人
員或各級主管指定人員親自持送，必要時得以「機密文書送文袋」
（如附件2）封裝方式辦理。
（四）各級主管於核判一般公務機密文書時，對承辦人員所核列之機密等
級、保密期限及解除機密條件是否適當，應一併核定之。
（五）一般公務機密文書之知悉、持有、使用或複製，除辦理該機密業務
者外，以經單位主管以上人員同意者為限。但有下列情形之一者，
不得同意：
1.有事實足認有洩密之虞。
2.無知悉、持有、使用或複製之必要。
(六）製作公務機密文書之簽擬稿、繕印打字時之廢件，或誤繕誤印之廢
紙及複寫紙，或磁片、光碟、電子儲存設備（備份檔案），若無保存
必要，應由承辦人員即時銷毀之。不能即時銷毀時，應視同複製品，
依國家機密保護法第18條規定保護之。
（七）機密文書如非必要，應儘量免用或減少副本。
（八）機密文書應存放於具安全防護功能之箱櫃，並裝置密鎖，保管人員
必須經常檢查。
（九）會議使用之機密文書資料應編號分發，會議結束當場收回；與會人
員如需留用時，應經主席核准並辦理借用簽收。
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十一、機密文書之傳遞方式如下：
（一）分文（交辦）、陳核（判）、送會、送繕、退稿、歸檔等流程，除「
絕對機密」及「極機密」應由承辦人員親自持送外，其餘非由承
辦人員傳遞時，應以「機密文書送文袋」或密件公文夾傳遞。傳送
一般公務機密文書應交各級主管指定專責人員或承辦人員親自簽收
。
（二）在機關學校外傳遞，屬於國家機密之「絕對機密」或「極機密」者
，由承辦人員或指定人員傳遞，必要時得派武裝人員或便衣人員護
送。屬「機密」者，由承辦人員或指定人員傳遞，或以外交郵袋或
雙掛號函件傳遞。「密」等級者，應切實以「機密文書送文袋」密
封後按一般人工傳遞方式辦理。
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十二、機密文書之發文應注意事項如下：
（一）機密文書之用印、封發，由各級主管指定人員辦理。
（二）機密文書用印時，屬「絕對機密」、「極機密」者，由承辦人員持往
辦理。監印人員僅憑機關首長簽署用印，不得閱覽其內容。屬「機
密」、「密」者 之用印，得由繕校人員持往辦理。
（三）「絕對機密」、「極機密」文書之封發，由承辦人員監督辦理。「機密」
、「密」則由指定之繕校、收發人員辦理。
（一） 機密文書對外發文時，應封裝於雙封套內，封套之紙質，須不能透視且不易破裂。內封套正面適
當位置處加蓋機密等級，並加密封，封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋「密」字戳記；外封
套不 得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記。體積及數量龐大之機密文件，無法以前述方式
封裝者，應作適當之掩護措施。
（二）使用電腦設備處理機密文書時，對於輸入資訊系統所需之帳號及密碼，應建立安全管理機制，並不
得使其暴露於他人可見之狀態，有關公文交換所需之簽章加密等相關電子憑證亦須妥善保存。
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十三、機密文書之歸檔應注意事項如下：
（一）機密文書應與非機密文書之檔案分別保管，歸檔時應以「機密檔案
專用封套」（如附件3）密封後，存放於具安全防護功能之箱櫃妥善
保管，裝置密鎖並經常檢查。
（二）「機密檔案專用封套」封套上案由、機密等級、保密期限或解密條件及保存
年限等相關欄位應填寫完整。
（三）納入檔案管理之機密文書，應隨時或定期查核，其須變更機密等級
或解密者，應即通知原承辦單位按規定辦理變更或解密手續。
（四）機密文書經解密後應照普通案件放置保管。
（五）機密文書非經解密不得銷毀，解密後，其銷毀方式，須依檔案法及
相關規定辦理。
（六）保管機密文書人員調離職務時，應將所保管之機密文書，逐項列冊
點交單位主管或其指定人員。
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十四、處理機密文書機密等級之變更或解密，其權責劃分如下：
（一）機密等級變更或解密，由業務承辦人員辦理。
（二）國家機密之變更或解密，依國家機密保護法第10條第1項規定為之。
（三）一般公務機密文書，由原核定機關權責主管核定之。
（四）機密文書原核定機關因組織裁併或職掌調整，致該機密事項非其管轄
者，相關保護作業由承受其業務之機關辦理；無承受業務機關者，由
原核定機關之上級機關或主管機關為之。
（五）一般公務機密文書未標示保密期限或解除機密條件，如已逾30年以
上，且具下列情形之一者，得由各受文機關檔案管理單位會商業務
承辦單位簽陳核定後逕行註銷機密等級：
1.受文機關建議原核定機關辦理機密等級變更或解密，原核定機關未予處理，致機密等級無法變更
或註銷。
2.未能確認機密文書原核定機關、業務承受機關或原核定機關之上級機關或主管機關者。
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十五、機密文書機密等級之變更及解密程序規定如下：
（一）機密文書已標示保密期限或解除機密條件者，其保密期限已屆或
條件成就時，業務承辦人員應主動依標示辦理機密等級變更或解
密手續。
（二）機密等級變更或解密程序：
1.業務承辦人員應填具「機密文書機密等級變更或註銷處理意見表」
（如附件4），陳奉該機密文書原決行層級長官核定後，並檢附業務
承辦人員填具簽章之「機密文書機密等級變更或註銷紀錄單」（如附
件5）。
2.變更機密等級之案件，須將原文之原密等及保密期限或解密條件
以雙線劃去，修改新密等及保密期限或解密條件並加蓋業務承辦
人員職名章。註銷機密等級之案件，須將原文之原密等及保密期
限或解密條件以雙線劃去並加蓋業務承辦人員職名章。
(三）機密文書未標示保密期限或解密條件者：
1.原受文機關經主動檢討機密文書需變更機密等級或已無繼續保密必
要時，應填具「機密文書機密等級變更或註銷建議單」，陳奉核定後
，建議原核定機關依規定辦理機密等級變更或註銷程序。
2.原核定機關經檢討機密文書需變更機密等級或已無繼續保密必要，
或收到原受文機關之「機密文書機密等級變更或註銷建議單」（如附
件6）時，應填具「機密文書機密等級變更或註銷處理意見表」及「
機密文書機密等級變更或註銷紀錄單」辦理機密等級變更或註銷程序
；另撰擬「機密文書機密等級變更或註銷通知單」（如附件7），陳奉
核定後，通知前曾受領該機密文件之受文機關依規定辦理機密等級
變更或註銷程序。
3.原受文機關收到原核定機關之「機密文書機密等級變更或註銷通知單
」，請參照第二項規定辦理機密等級變更或註銷程序。如有另行轉
發之機密文書，仍應續行通知原受文機關依規定辦理機密等級變更或
註銷程序。
（四）非公務機關或民眾之來函自訂有機密等級者，受文機關得本於權責核
定適當之機密等級，其解密程序得參照第（二）項規定辦理。
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十六、機密文書一般保密事項規定如下：
（一）本府暨所屬機關學校員工對於本機關學校文書，除經允許公開者外，
應保守機密，不得洩漏。
（二）機密文書之處理，不得隨意散置或出示他人。
（三）各級人員經辦案件，無論何時，不得以職務上之秘密作私人談話資
料。非經辦人員不得查詢業務範圍以外之公務事件。
（四）機密文書之核判、會簽、會稿時，不得假手本機關學校以外之人員
，更不得交與本案有關之當事人。
（五）機密文書放置時，應置於公文夾內，以防止被他人窺視。
（六）下班或臨時離開辦公室時，應將公文及相關電子憑證妥善保管收藏
於辦公桌抽屜或公文櫃內並即加鎖。
（七）職務上不應知悉或不應持有之公文資料，不得探悉或持有。因職務
而持有之機密文書，應保存於辦公處所，並隨時檢查，無繼續保
存之必要者，應繳還原發單位；無法繳回者應銷毀之。
（八）承辦機密文書人員，發現承辦或保管之機密文書已洩漏、遺失或判
斷可能洩漏、遺失時，應即報告所屬主管查明處理。
（九）承辦人及各級主管下班離開辦公室時，應將資訊系統關閉並將相關
憑證（自然人憑證）妥善保管。
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十七、各機關對於機密文書之處理，應指定專人會同文書、檔案、資訊、管考、政風等業務承辦人員，實施查核（如附表）。
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