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一、本府為規範檔管單位辦理各單位所歸檔已屆保存年限之檔案銷
毀作業程序，及各單位檔案銷毀目錄審查事項，以利檔案銷毀
業務執行特依據國家發展委員會檔案管理局(以下稱檔案管理局
)訂頒機關檔案保存年限及銷毀辦法規定，訂定本規範。 |
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二、範圍：辦理本府各單位所歸檔已屆保存年限之檔案銷毀，包括
檔案銷毀目錄編製、檔案銷毀目錄審查、檔案銷毀計畫訂定、
檔案銷毀目錄及計畫送核、檔案銷毀執行及已核准銷毀檔案目
錄彙送等相關事項。 |
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三、本規範所稱檔案定義：指本府各單位所承辦公文結案後，依歸
檔程序送歸本府檔案庫房保管之公文檔案。 |
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四、檔案銷毀作業程序：
(一)檔案銷毀目錄編製
1、檔管單位清查已屆保存年限檔案。
2、就完成清查並屆滿保存年限之檔案，依檔案管理局規
定格式編製檔案銷毀目錄。
3、檔案因特殊狀況銷毀或毀損處理
(1)檔案因變質而散發有毒物質，嚴重影響人體健康，
或遭遇戰爭、暴動或事變，有損及國家安全或利益
之虞者，迫於緊急情況，無法依法定程序辦理銷毀
者，應擬具特殊狀況逕行銷毀檔案報告。
(2)檔案因天災或事故致檔案毀損經鑑定無法修復者，
擬具檔案鑑定報告，陳權責長官核准後函送檔案管
理局備查。
4、全案或全卷檔案屆保存年限後，始得依規定辦理銷毀。
5、檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面，每冊目錄以不逾
三公分為原則。
(二)檔案銷毀目錄審查
1、檔案銷毀目錄送會各相關業務承辦單位進行檔案存毀判
定，必要時，業務承辦單位得調閱並檢視檔案內容，各
相關業務承辦單位審查檔案銷毀目錄應行注意事項如下
：
(1)審查是否有機關檔案保存年限及銷毀辦法第三條所
訂定機關檔案應永久保存之檔案。
(2)審查檔案是否已屆檔案管理局訂頒機關共通性檔案
保存年限基準之規定。
(3)審查檔案是否有涉及單位業務相關法規或內部作業規
範規定之保存年限。
(4)審查機密檔案是否已解密，未經解密者不得銷毀。若
有機密文書機密等級變更或註銷通知單通知解密、處
理意見表及註銷單，應俟原檔案於機密等級註銷並屆
保存年限後，始得依規定辦理銷毀。
(5)審查檔案是否有會計憑證、報告、帳簿及重要備查簿
等，應依會計法規定，經由主計單位報請審計機關同
意後，始得依規定辦理銷毀。
(6)審查檔案內容所涉業務是否已結案、是否有尚未逾法
令規定保存年限、或涉內外在需求、或涉民眾重大權
益與未了案件者、及債權債務關係或檔案仍具參考價
值。
(7)審核檔案是否為採購案件，是否已驗收結案、採購文
件之保存年限自全部驗收之日起算，如有取消採購、
解除或終止契約者，採購相關文件之保存年限，應自
取消採購、解除或終止契約之日起算。
2、業務承辦單位因業務需要，須延長保存年限者，須檢附
檔案保留清單，專案簽報一層准，並於檔案銷毀目錄備
註欄註明調整後之保存年限及調整原因並核章，凡未註
明續保存者，視同為同意銷毀檔案。
3、檔案銷毀目錄經業務承辦單位審查完畢後，須於檔案銷
毀目錄封面核章。
(三)檔案銷毀計畫訂定：檔管單位依檔案管理局規定格式訂定檔
案銷毀計畫，其記載事項如下：
1、銷毀檔案年度、數量及存放地點。
2、檔案銷毀目錄送核冊數。
3、史政機關檢選情形。
4、擬銷毀時間、地點及方式。
5、銷毀檔案符合基準表情形：記載檔案符合機關共通性檔案
保存年限基準類別或基準項目編號。
6、備註：辦理檔案保存價值鑑定者，請於備註欄位註記鑑定
報告檢附情形。
(四)檔案銷毀目錄及計畫送核
1、檔管單位整理檔案銷毀目錄、訂定檔案銷毀計畫及銷毀目
錄對應之當年度本府檔案分類及保存年限區分表，簽陳權
責主管核准，函請本縣縣史館及國史館臺灣文獻館等史政
機關檢選，經史政機關檢選之檔案，依規定分別於檔案銷
毀目錄及檔案銷毀計畫註記。
2、經史政機關檢選後，將檔案銷毀計畫、檔案銷毀目錄及銷
毀目錄對應之當年度本府檔案分類及保存年限區分表，簽
陳一層核准函送檔案管理局審核，其中如有會計憑證、報
告、帳簿及重要備查簿等，應併附審計機關銷毀同意函影
本；如有辦理檔案保存價值鑑定者，應併附鑑定報告影本
。
(五)檔案銷毀執行：
1、檔案銷毀目錄經檔案管理局核復後，簽陳一層核定檔案管理
局審核同意銷毀檔案之執行檔案銷毀日期、實體檔案銷毀及
政風單位派員監毀。
2、延長保存年限者：各業務承辦單位簽奉續存檔案及檔案管理
局審核續存或永久保存之檔案，應於檔案銷毀目錄及本府公
文管理系統檔管作業，相關欄位著錄續存註記調整後檔案保
存年限及調整原因。
3、核准檔案銷毀者：檔案管理局已核准同意銷毀之檔案應抽出
及整理，並於本府公文管理系統檔管作業，相關欄位註記檔
案管理局核准同意銷毀文號及執行檔案銷毀日期。
4、史政機關檢選：抽出及整理史政機關檢選檔案管理局核准同
意銷毀之檔案，造具檔案移交清冊及檔案移交交接紀錄（雙
方各執乙份）併同檔案送交史政機關，並於本府公文管理系
統檔管作業，相關欄位註記提供史政機關及其名稱。
5、執行檔案銷毀：
(1)檢選核准銷毀之檔案，於執行銷毀前應妥善集中放置於安
全場所，並注意其運送過程之安全。
(2)執行檔案銷毀時，應依媒體型式，紙本檔案化為碎紙或溶
為紙漿之銷毀，會同政風單位派員全程監控；電子檔案消
除電子檔或重新格式化或其他足以完全消除、毀滅檔案內
容之方法之銷毀，會同政風單位及相關資訊人員辦理，除
保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外，應刪除本府
公文管理系統檔管作業資訊系統或其儲存媒體之其他關聯
紀錄及備份，確保完全清除或毀滅檔案內容。
6、檔案銷毀目錄註記：已銷毀之檔案，檔案單位及監毀政風單位
或資訊單位於檔案銷毀後一個月內，分別於檔案銷毀目錄銷毀
作業核章及註記檔案管理局核准銷毀文號及執行銷毀日期。
7、檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存。
8、執行檔案銷毀時間、地點及方法因故變更，須簽奉權責長官核
准後，始得為之。
(六)已核准銷毀檔案目錄彙送：經核准銷毀之檔案，檔案單位將完成註
記之檔案電子目錄，依文書及檔案管理電腦化作業規範規定格式重
新轉出，並彙送至檔案管理局轉入機關檔案目錄查詢網。 |