壹、總則

一、    宜蘭縣政府（以下簡稱本府）為健全檔案管理、促進檔案開放與運用、發揮檔案功能，特訂定本要點。

二、     本府檔案管理，除檔案法及其相關子法或其他法律另有規定外，依本要點規定辦理。

貳、點收

三、    歸檔案件屬紙本型式者，承辦人員應將同一案件逐件編寫頁碼：

(一)依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在下。

（二）編寫頁碼順序，先編本文，次編附件，由上而下，文稿第一頁填寫總頁數；文件若係雙面書寫或列印者，編寫兩頁。

(三)附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者外，應併同其本文連續為之。

四、 業務承辦單位或文書單位應將辦畢案件於五日內逐件依序彙齊後，併同歸檔清單（如附表一）送交檔案管理單位歸檔。但下列物品，不得歸檔：
(一)現金、有價證券及其他貴重物品。
(二)司法訴訟有關物證。
(三)流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。
(四)易變質而不適長期保存之物品。
業務承辦單位無法於前項期限內送交檔案管理單位歸檔時，應至本府公文管理系統填具延後歸檔申請表敘明理由並簽奉二層決行後，始得延後歸檔。

五、     紙本公文歸檔案件以原件為原則，未以原件歸檔者，須簽請本府一層長官核准後，始得以影本歸檔；有附件者，每一種以一份為限。

六、     機密文書歸檔時，承辦人員應使用機密檔案專用封套（如附表二）裝封，並於封面上註明單位名稱、收發來文字號、案由或案名、分類號、頁數、件數、附件數、媒體型式、案卷內文件起迄日期、裝封日期、保存年限、機密等級、保密期限或解密條件及解密後檔案應用，封口簽章後，送檔案管理單位辦理歸檔。

    檔案管理人員點收機密文書時，僅得依封套上記載事項檢視，不得拆開封套；封套上記載不全者，應退回補正。

七、歸檔附件屬照片、微縮、影音、電子、光碟或以其他方式儲存之媒體時，承辦人員應使用信封套裝封，並載明附件名稱、總收發文（編）號、規格及內容概要，確認其內容無誤後彌封。

八、本府紙本收件公文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢。其紙本公文由業務承辦單位登記桌製作歸檔清單二份，一份由業務承辦單位登記桌自行留存，另一份與彙整之紙本公文合併送檔案管理單位存放。
前項公文之紙本公文，原業務承辦單位至少應每五年至檔案管理單位存放公文處所辦理一次清查銷毀作業。

九、以本府名義對內部單位(處)、內部單位(處)間行文，或外部機關來文受文者為本府「處」、「科」或「個人」，且為存查或知悉案件無後續辦理事項者，由各受文者辦畢後結案並自行妥善保存。

十、歸檔案件如有下列情形之一者，檔案管理單位應退回業務承辦單位或文書單位補正：

(一)       案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存。

(二)       案件污損、內容不清楚或無法讀取。

(三)       案件未經批准、核章程序未完成或漏蓋、漏判、漏印、漏發、漏會。

(四)       案件未編列總收發文（編）號或總收發文（編）號有誤。

(五)       案件未填註分類號、保存年限、案次號或檔案應用。

(六)       案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤。

(七)       案件未依規定蓋騎縫章或職名章。

(八)       樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」、「註銷」或「作廢」字樣。

(九)       案件與歸檔清單之登載不符。

(十)       案件未能以原件歸檔且未經簽奉本府一層核准。

(十一)             單獨創簽存查案件仍有後續待辦事項者。

(十二)             紙本公文歸檔原件文稿浮貼規格較小附簽。

(十三)             附件屬圖表等規格大於公文用紙尺度大小，未折疊理平者。

(十四)             歸檔前已解密之公文，未附機密等級變更或註銷處理意見表及紀錄單。

(十五)             歸檔存查公文稿面上未註明文存查。

(十六)             歸檔附件屬照片、微縮、影音、電子、光碟或以其他方式儲存之媒體，未使用信封套裝封，或載明附件名稱、總收發文（編）號、規格及內容概要等資料不全者。

十一、歸檔點收後之電子檔案，不得刪除或修改。

十二、公文檔案歸檔後，若因業務需要抽出附件以影本歸檔者，須簽奉本府權責長官核准；若抽出來文正本（如訴願書）以影本歸檔者，須簽奉本府一層核准。

十三、本府辦畢案件已逾歸檔期限一個月以上仍未歸檔者，檔案管理單位應列印逾期未歸檔案件稽催單（如附表三），請業務承辦單位主管主動查明處理。

十四、檔案管理單位應每月統計檔案歸檔案件數量，製作歸檔案件數量統計表（如附表四），於次月十日前簽報本府權責長官核閱，作為日後檔案管理業務之參考。

參、立案與編目

十五、本府檔案分類與保存年限區分表結合編訂，依規定每十年檢討一次，得視本府業務承辦單位調整業務需要檢討修正編製。

十六、本府檔案分類，依其職掌之業務性質區分類、綱、目、節及項，再依案件之內容編立案名及案次號，案名內容每年年底前行文各業務承辦單位檢討一次，以修改本府公文管理系統資訊。

十七、立案立卷編目應依下列規定辦理：

(一)    歸檔案件依年度號、分類號及案次號立案立卷編目。

(二)    檔案卷次號確立後，檔案管理人員賦予目次號，並編寫於各案件第一頁右上方空白處。

(三)    檔案編目須符合國家發展委員會檔案管理局（以下簡稱檔管局）訂頒「機關檔案編目規範」之著錄原則編目建檔。

十八、本府應於每年五月及十一月，將檔案目錄彙送至檔管局機關檔案管理資訊網，並列印本府暨所屬機關目錄彙送說明表，陳報檔管局備查。

十九、機密檔案目錄，不予彙送公布

二十、檔案管理單位應將檔案編目數量，按月作成統計表，陳報本府權責主管核閱，作為日後檔案管理業務之參考。

肆、紙本檔案整理

二十一、同一案卷內之檔案整理，應按目次號大小，由小至大、由上而下，依序排列整齊入卷。每一案卷首頁應放置案件目次表（如附表五）。

二十二、整理檔案應注意下列事項：

(一)    案卷厚度以三公分為原則。

(二)    檔案上加附之金屬物應予去除，但未裝訂前如確有分件必要者，得予保留。

(三)    檔案如有皺摺，應予理平；如有破損，應予修補。

(四)    檔案內容如有字跡模糊者，應洽請原業務承辦單位查明補註於公文用紙上。

(五)    檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底三面邊緣應保持整齊；過寬過大者，得予裁切折疊，但不得損及檔案之內容；未達規定標準者，應以公文用紙襯貼。

(六)    檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽規格較小時，應以公文用紙襯貼，不得脫離原件。

(七)    檔案附件以與原件裝訂為原則，如難以併同裝訂時，應於附件標記檔號及總收發文（編）號後，另行存置，並於原件目次表註明附件媒體型式、數量及存放位置。

二十三、整理後檔案加裝封面及封底，封面應載明檔號、案名及保存年限，採用棉繩裝訂。

伍、保管上架

二十四、紙本公文檔案經整理後，應依下列方式辦理上架及管理：

(一)    永久保存與定期保存檔案得分置存放。

(二)    檔案上架應按檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上至下直立排列於檔案架櫃。

(三)    檔案附件以與原件併同存放為原則；另行存置者，應於附件標記檔號及總收發文（編）號。

(四)    檔案排架依保存年限、再依檔號大小順序原則排列。

(五)    檔案架櫃外側應標示架號。

(六)    檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示，並定期檢查有無標示脫落或需更改等情事。

二十五、機密檔案應與一般檔案分別存放。

        機密檔案應存放在有裝置密鎖檔案櫃中，並指定專人負責管理。

二十六、業務承辦單位應依有關法規之規定，主動辦理機密檔案之機密等級變更或解密事宜。

二十七、檔案庫房採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員，未經許可者，不得擅自進入。

陸、檢調

二十八、本府各單位借調檔案，調案人僅於本府檔案管理單位場所調閱影印，不得借出。

二十九、本府各單位調閱檔案以與承辦業務有關者為限，由調案人填具調閱檔案影印申請單（如附表六），並經該單位主管核准。
因業務需要，調閱非主管案件時，先經申請調閱單位主管核章後，再送會業務承辦單位主管同意，或簽請本府一層核准。

三十、本府各單位申請調閱機密檔案者，應以原業務承辦單位為限，調閱檔案影印申請單應經該單位主管核准；屬國家機密者，除辦理該機密事項業務者外，應經原核定機關或其上級機關有核定權責人員書面授權或核准。

三十一、本府各單位調閱電子影像檔案或電子公文檔案，以採線上調閱方式處理。

       前項線上調閱方式，應設定使用權限，並保留調閱紀錄。

三十二、借調或調用檔案申請：

機關間借調檔案，應備函提出請求，由業務承辦單位依來函簽辦，經本府一層核准。

有權調閱之機關，調用檔案時，應備函載明法律依據、調用目的及調用期間，由業務承辦單位依來函簽辦，經本府一層核准。

三十三、借調或調用檔案調卷手續：

借調或調用檔案應以案件為申請單位，並由調案人填具檔案借調單（如附表七），併同本府一層核准借調或調用簽辦單，向檔案管理單位調卷，借調或調用紙本檔案以提供影本為原則，並於影本上加蓋「與正本相同」戳印，若調卷原件檔案，複製一份影本歸檔留存，原件檔案加封面封底裝訂並使用封條彌封交付調案人，電子檔案以複製品提供。

三十四、借調或調用檔案交付：

        調案人向檔案管理單位辦理調卷後，由業務單位以行文函送借調或有權調用機關，並載明檔案歸還日期及負責催還檔案之責。

        借調或調用機關指定人員當場攜回者，由業務承辦單位轉交該指定人員簽收。

三十五、借調或調用檔案調案期限：

機關借調本府檔案調案期限以三個月為限；有權調用機關調用檔案或訴願（訟）檔案，以來函載明調用期限為限，未載明調用期限者其調案期限以一年為限。

三十六、借調或調用檔案調案展期：

借調或調用檔案應於調案期限內歸還，屆期如需繼續使用，調案人應提出檔案借調展期申請單（如附表八），經本府一層核准，向檔案管理單位辦理調案展延手續，展期次數以三次為限。

三十七、借調或調用檔案調案展期未歸還稽催：

借調或調用檔案展期次數超過三次，仍需使用檔案者，應先行歸還檔案後，再依規定辦理借調；借調案件經稽催超過三次，仍不還卷時，檔案管理單位應簽報本府一層處理；調用案件或訴願（訟）案件則於到期前一個月先書面通知一次，逾期後每個月稽催一次至返還為止。

借調或調用檔案已逾歸還期限且未辦理展期者，檔案管理人員應製作逾期未歸還借調檔案稽催單（如附表九）及催還檔案案卷通知單（如附表十）向調案單位辦理催還。

三十八、借調或調用之檔案應妥慎保管，不得遺失、轉借、轉抄，或有拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案內容之情事。    

三十九、借調或調用檔案歸還：

借調或調用紙本原件檔案歸還時，檔案管理人員應詳細核對是否與原歸檔影本資料確實無誤後，將原存影本資料抽換銷毀之；歸還電子檔案複製品時，直接銷毀之，並於本府公文管理系統上註記歸還相關資訊。如有違反第三十八點所定情事時，應簽報本府一層議處。

四十、機關間借調或調用本府機密檔案時，應以書面提出請求，經該機密核定機關首長核准後，始得提供；調案人應以書面告知該機密檔案之機密等級及保密之義務。

四十一、機關間借調或調用本府機密檔案時，為避免原件損壞，得提供複製品；用畢後，應即歸還。複製品應視同原件妥善保管，無繼續使用之必要時，應即銷毀。   

四十二、機密檔案之複製，屬國家機密者，應經原核定機關或其上級機關有核定權責人員以書面授權或核准；屬一般公務機密者，應經業務承辦單位主管或本府一層核准。

四十三、絕對機密檔案不得複製。

四十四、機密檔案歸還時，應由調案人親自至檔案管理單位辦理歸還，並在機密檔案專用封套簽章後密封，加註歸還日期。

柒、應用

四十五、民眾申請閱覽、抄錄或複製本府檔案時，應依政府資訊公開法填寫「宜蘭縣政府資訊公開申請書」向本府計畫處為民服務中心申請；並依「宜蘭縣政府暨所屬機關提供政府資訊收費標準」收費。

捌、清理(清查、銷毀)

四十六、本府檔案管理單位每年應辦理檔案清理一次，訂定檔案清查計畫（如附表十一）經本府權責長官核准後實施，並撰寫檔案清查報告書（如附表十二）陳核本府權責主管核閱。

四十七、檔案管理單位應定期清查機密檔案，清查時，己逾保密期限者，行文請業務承辦單位依法辦理機密檔案機密等級之變更或解密事宜。

四十八、機密檔案未經解密，不得銷毀。

四十九、本府對於已屆保存年限之檔案，應由檔案管理單位依據「宜蘭縣政府檔案銷毀作業規範」製作檔案銷毀目錄（如附表十三），送會相關業務承辦單位審核確認後，制定檔案銷毀計畫（如附表十四），併同本府檔案分類及保存年限區分表函送本縣縣史館、國史館臺灣文獻館檢選，經檢選擬銷毀之檔案應分別於檔案銷毀目錄及計畫註記，再陳報檔管局審核。

玖、其他管理

五十、本府人員調職、離職時，人事單位應知會檔案管理單位，查檢其承辦公文已結案未歸檔、密件逾保密期限未解密及借調檔案情形，如有借調檔案，應全部歸還，但屬機關借調或調用且未逾借調期間者，應辦理調案人轉借手續。