|
壹、依據 一、檔案法及其施行細則。 二、政風機構人員設置條例第五條第六款及其施行細則第九條。 三、各機關政風機構與相關單位聯繫協調作業要點。
|
|
貳、目的 有權調查機關為案件調查或偵辦需要,向行政機關調取相關文件資料 ,行政機關自應配合提供,惟因檢調機關調卷偵辦案件可能涉及機關 內單位或員工,為便於協調聯繫瞭解有關案情及事後案情發展,對於 類似調查單位洽辦調卷事件,宜作統一規範其標準作業程序,俾隨時 掌握案情適時陳報機關首長。
|
|
參、調卷之受理原則: 有權機關借調檔案文件時,原則上請備函載明法律依據、調用目的及 調用期間提出請求,並經機關首長核准後配合辦理。
|
|
肆、配合調卷處理作業程序 一、依調卷機關區分簽辦: (一)由監察院及法院調閱檔案文件者,由業務單位簽請一層核准。 (二)檢調機關調閱檔案文件者,本府部分由政風處專案簽會有關業務單 位配合辦理,或由相關業務單位加會政風處辦理,於一層核准後, 向檔案管理單位調取提供並副知政風處。本府所屬機關學校由該機 關之政風單位辦理抑或由業務單位簽請機關首長核准,並加會政風 單位;如該機關學校無政風單位者,於相關業務單位簽奉機關首長 核准後,副知本府政風處。 二、調閱檔案文件管理單位: (一)秘書處-負責本府各單位歸檔之檔案管理。 (二)建設處-負責都市計畫與建築物建築執照、使用執照等相關檔案之 管理。 (三)主計處-負責有關會計憑證及主計人事相關檔案之管理。 (四)人事處-負責本府公務人員基本資料及人事相關公文檔案之管理。 (五)各機關學校之檔案管理單位。 三、調卷之檔案文件提供: (一)除非有權機關特別明確要求提供原卷資料,否則以提供案卷之影本 為原則,並於影本上加蓋「與正本相同」戳印。 (二)依調卷機關要求提供原卷檔案文件,該檔案管理單位之檔管人員可 考量實際情形製作備份文件資料,以取代檔案原卷資料歸檔。 四、調卷檔案文件之交付: (一)由業務單位以行文函送方式為原則,並請載明文書檔案歸還日期。 (二)若依調卷機關要求由指定派員當場攜回者,應製作調取案件檔號及 案名等資料,由業務單位轉交該指定人員簽收,該簽收紀錄應留存 備查;原歸檔卷宗另行影印一份,由檔管人員自存備查。 五、檔案調出後,檔案管理人員應作成調案紀錄,扼要記載調案人、調案 單位、調案日期、案名、案由、檔號、預計歸還日期及歸還日期。前 項調案紀錄,得以紀錄卡、紀錄簿、電子或其他方式紀錄為之。 六、調卷之檔案文件歸還: 調卷機關歸還借調之原卷檔案文件資料,檔案管理人員,應詳細核對 是否與原歸檔文件影本資料確實無誤後,再行將原檔案文件歸回原檔 案,另將原存影本資料抽換並銷燬之。
|
|
伍、本府暨所屬機關學校有關單位或人員未依本注意事項規定辦理,對於 有權調卷機關未依調卷之受理原則書面提出調卷請求,而有擅將文件 檔案資料影印自行提供之情形者,依違反公務機密維護相關規定處理 。
|
|
陸、對於配合有權調查機關調卷作業,本府暨所屬機關學校各單位是否依 本注意事項規定辦理,列為本府公務機密維護檢查重點。
|
|
柒、對於檢調機關調卷案件,政風處及各政風單位應依「各機關政風機構 與相關單位聯繫協調作業要點」相關規定,掌握後續發展,俾適時陳 報機關首長瞭解案情。
|
|
捌、本注意事項,陳奉 縣長核定後實施,修訂時亦同。
|