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一、宜蘭縣政府（以下簡稱本府）為提升公文處理效率及品質，在
公文處理各階段，全程及全面管制，並落實各階層自我管理，
依行政院頒「文書處理手冊」及行政院國家發展委員會編印之
「文書流程管理作業規範」等規定，訂定本要點。 |
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二、本要點適用於本府及所屬機關學校。 |
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三、本要點用詞，定義如下：
(一)自我管理：指單位（機關）內各級人員均應具備提高公文
處理時效及品質之觀念，其消極層面在建立人員確遵各項
文書處理規定，主動導正影響公文時效因素；積極層面則
在於增進其業務知識及積極任事態度，根本提升公文品質
。
(二)公文專責人員：負責預警及稽催各單位（機關）內公文，
避免公文逾期或積壓，提升公文依限辦結率。
(三)專責管制單位：本府為計畫處；所屬機關、學校為其首長
指定負責綜理公文管制與考核相關工作之單位。
(四)公文分類：包含一般公文（含最速件、速件、普通件、限
期公文、特殊性案件、專案管制案件）、訴願案件、人民
申請案件、人民陳情案件及監察、審計、議會、涉中央經
費補助案件等。其中，人民陳情案件及監察、審計、議會
、涉中央經費補助案件等交付列管案件，須送專責管制單
位辦理錄案列管。
(五)處理時限：指按各類公文規定期限，或依公文處理速別或
來文所定期限，自收文或創簽稿至發文、存查、簽結之全
部流程可使用時數或日數（如附表一）。各類公文之處理
時限，除限期公文、特殊性案件、專案管制案件、人民申
請案件、訴願案件、監察案件或其他依法令另有規定者外
，均不含假日。
(六)限辦日期：指依據各類公文之處理時限規定可使用日數，
計算應辦結之實際日期。公文於限辦日期前辦結者列為「
依限辦結」，超過限辦日期辦結者列為「逾限辦結」；各
類公文未於原規定之處理時限內辦結者，即屬「逾期案件
」，逾期案件雖經依分層負責簽請核准辦理展期，仍列為
「逾限辦結」，如公文實際有積壓事實者，仍應負積壓責
任。
(七)特殊性案件：指一般公文因涉及之業務性質或內容複雜，
需多方彙整或協調處理等原因，確難於來文速別時限內辦
結，且其複雜程度未符合申請專案管制案件要件，經各單
位（機關）主管審查並核准者。
(八)專案管制案件：指公文涉及政策、法令與其他機關業務，
或須三十日以上方可辦結之複雜案件，經簽府一層核准，
以「案」為單元實施管制者。
(九)以文管制：指以「文」為管制統計單元之管理作業方式，
其係以收文或創簽稿進行管制，重點為各「文」是否於限
期內處理完畢，並於辦結即銷號歸檔。
(十)以案管制：指以「案」為管制統計單元之管理作業方式，
凡公文屬專案性質須整體性作業者，其處理時限與數量統
計皆以「案」為標準，並實施全程管制。
1、以「案」管制之公文，其首件公文收文號於全案辦結時
始能銷號結案，處理中有發文需要者，另以他號方式處
理，即發文件按一般公文創號或原案附號處理，收文件
則以原案附號或另編一般公文收文號處理，並於全案辦
結時一併歸檔。
2、特殊性案件、專案管制案件、訴願案件、人民申請案件
、人民陳情案件、監察、審計、議會、涉中央經費補助
等交付列管案件等均採以「案」管制。 |
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四、權責劃分：
(一)承辦人員職責：
1、自我管理及目標管理原則：應確保公文品質與時效，
並依規定期限辦結。自簽辦起至辦結之日止，應主動
注意文書處理流程之查催，如有查催困難情事，應即
時向單位（機關）主管單位反映處理；必須展期時，
應於處理時限屆滿前，依各類公文規定辦理展期。
2、管制會稿、會辦時效：急要文件須會辦者應進行親會
面洽、同一文件請二個以上單位會核，得同時送會。
無論送會或收會均應管制時間，受會單位如不能依限
退回時，應將原因、理由及預定時間通知送會單位（
機關）。
(二)各級主管職責：
1、確實掌握承辦人員公文處理情形及查催資料，即時督
促承辦人員依時限辦結，調整承辦人員工作量分配等事
項。
2、督促承辦人員落實職務代理制度，如因特殊情形，代理
人無法處理時，應由直屬主管負責；承辦人員職務異動
時，亦應清查督促辦結或確實移交，並負連帶責任。
3、對涉及二個以上單位（機關）之複雜案件，宜與相關單
位（機關）商訂處理原則後儘速處理，避免因往來會稿
而延誤時效。
4、在權責內核准展期案件，對逾期未辦或展期者，應提示
處理原則或適當調配人力，並督促承辦人員妥適處理。
5、應配合專責管制單位針對公文時效優劣案件進行檢討改
善。
6、經授權核准特殊性案件。
(三)公文專責人員：
1、稽催、輔導或解決單位（機關）內各級人員公文流程管理
之問題。如遇監察、審計、議會等重要案件，應立即通知
一級主管督導辦理。
2、對即將逾期之案件，應預警查催，促使公文在規定期限內
辦結；已逾處理時限、送會或受會逾時辦理案件，應查催
、追蹤至結案為止，並檢討公文稽催管制作業缺失，提請
改善。
3、視各單位（機關）文書處理情形，適時輔導及辦理講習。
4、分析逾期公文各階段處理使用時間，填寫逾期公文分析查
處表，必要時調卷分析，並請承辦人及直屬主管檢討原因
及提具改善方法。分析後，按情節輕重依宜蘭縣政府公文
處理時限及逾期懲處標準表（如附表二）辦理。
5、如單位（機關）公文逾期案件需向本府秘書長專案面議時
，應通知並偕同相關人員按時間出席。 |
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五、公文時效及品質管制：
採「事前稽催」及「事後查核」管制措施（如附圖）：
(一)事前稽催預警通知：公文屆期前寄送預警電子郵件通知。
(二)事後查核：
1、稽催通知：公文逾期寄送稽催電子郵件通知。
2、每週督辦：每週寄送各單位（機關）逾限未結案件清單
電子郵件通知，以督導或協助辦結。
3、面議輔導：每週安排專案面議，各單位（機關）有下列
情形者應由公文專責人員偕同相關人員出席：
(1)監察、審計、議會等列管案件、訴願案件、專案管制
案件、特殊性案件及限期公文逾期一天以上未辦結案
件。
(2)一般公文、人民申請、人民陳情及涉中央經費補助列
管案件等逾期六天以上未辦結案件。
4、每月檢討：針對本府每月公文辦理情形統計檢討，通知依
限辦結率未達百分之九十之單位（機關）加強督導，並作
為年終考績評分之參考。
5、專案查核：組成專案小組，每半年針對公文實質內容進行
查核及覆核，並將查核結果通報各單位（機關）檢討改進
。 |
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六、公文有下列情形之一者，始得存查：
(一)無轉行或答覆必要之文件或准予備查之例行性文件表報。
(二)單位（機關）蒐集或受贈與之參考資料。
(三)通知或參考性之副本。
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七、會辦案件催辦機制依下列規定辦理：
(一)承辦單位（機關）核送稽催單催辦受會辦單位（機關），
受會辦單位（機關）應依限併同稽催單核復承辦單位（機
關）。
(二)受會（協辦）單位（機關）應依宜蘭縣政府公文處理時限
及逾期懲處標準表會稿（簽）之時限辦畢；如未辦畢，應
於接獲稽催之次日答覆，並立即簽辦，如仍不辦理又未將
延辦理由答覆者，以故意積壓公文論。 |
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八、各單位（機關）處理公文有下列情形之一者，得進行專案獎懲
，專案獎勵及懲處項目如下：
(一)獎勵項目：依事實結果核予一至二次嘉獎。
1、處理數量、速度、品質、內容難易度等方面均有優良表
現。
2、登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實，且於文書流
程管理制度之落實推動有重大貢獻。
3、辦理文書流程簡化工作具重大貢獻。
4、文書流程管理制度之革新或改進建議，經採行確具績效。
5、年度公文查核結果表現優異者。
(二)懲處項目：第一次核予書面警告；第二次再犯同樣錯誤，核
予申誡一次。
1、登錄不確實、統計不確實、未實施各種分析，致文書流程
管理原則不能落實者。
2、無故積壓公文情形嚴重者。
3、損毀、棄置、遺失公文或檔案者。
4、違反分層負責規定者。
5、無故拒收公文或對承辦公文延不簽收逾二日者。
6、核判公文經書面查催後仍未核批或核後未交下者。
7、對逾期待辦之案件，經催辦仍未辦理者。
8、應辦案件而簽存查或先存查再以創號發文經糾正再犯者。
9、逕收來文或交辦案應登記而未送經文書人員登記者。
10、對公文登記及查催資料作不實之登錄或未經權責主管核
核准擅改紀錄者。
11、專案管制申請未符程序及實質要件而有延誤時效情形重
大者。
12、人民或法人團體申請案件因缺漏要件無法辦理時，未即
一次詳加註明通知補正者。
13、違反本要點其他規定而屬情節重大者。
(三)按其所負責任，核予獎懲，有連帶責任者，應併予核議獎懲。 |
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九、本府計畫處每年依公文處理獎懲作業（如附件）之規定，簽陳
首長核可各機關（單位）獎懲額度後，由本府及各所屬機關辦
理獎懲作業。 |
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十、各鄉（鎮、市）公所處理公文，未訂定相關管制與考核作業規
定者，得準用本要點規定辦理。 |