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列印時間:108.09.20 16:19

法規內容

法規名稱: 宜蘭縣政府暨所屬機關學校機密文書處理應行注意事項
公發布日: 民國 104 年 11 月 05 日
發文字號: 府政行字第1040186260號函 函
法規體系: 政風
圖表附件:
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一、總則:
宜蘭縣政府(以下簡稱本府)為規範本府暨所屬機關學校處理機密文書,應行注意事項及處理作業程序有所遵行,避免因機密文書處理失當,衍生洩密情事,特依據國家機密保護法及其施行細則、行政院秘書處訂頒「文書處理手冊」第捌章及本府維護公務機密作業要點第参點規定,訂定本注意事項。
二、機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。
    本府暨所屬機關學校處理國家機密文書,依國家機密保護法及其施行細則辦理。
    本府暨所屬機關學校處理一般公務機密文書,依國家機密保護法與其施行細則、行政院頒文書處理手
    冊及本注意事項辦理。
三、機密等級區分:
 國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」。
 一般公務機密文書列為「密」等級。
 不同等級之機密文書合併使用或處理時,以其中最高之等級為機密等級。
四、一般公務機密,指本府暨所屬機關學校持有或保管之資訊,除國家機密外,依法令有保密義務者。
五、本府暨所屬機關學校本於權責所核定一般公務機密文書之機密等級、保密期限、解密條件等,應依相關保密法規辦理。
六、本府暨所屬機關學校應以一般公務機密文書處理事項如下:
(一)主管機密範圍項目所列事項。
(二)作成行政決策、意思決定前之擬稿或前置作業,有保密之必要者。
(三)具名或涉及具體內容之檢舉、陳情案件,有保密之必要者。但其已自
      行公布檢舉、陳情內容者,不在此限。
(四)司法機關調查或處理中之事項,有保密之必要者。
(五)依政府採購相關法規,有保密之必要者。
(六)涉及隱私或其他個人資料,有保密之必要者。
(七)公務人員因承辦公務而知悉或持有他人之營業(職業)秘密,有保密
      必要者。
(八)人事資料有保密之必要者。
(九)為執行電腦系統安全管理相關作業事項,有保密之必要者。
(十)其他依法規或契約應行保密之事項。
 七、本府暨所屬機關學校凡委託其他公民營機構或個人研究、設計、發展、
     試驗、採購、生產、營繕、銷售或保管文件,涉及一般公務機密事項,
     其文書處理規定如下:
(一) 本府暨所屬機關學校人員於其職掌或業務範圍內,凡以契約委託其
      他公民營機構或個人製作之一般公務機密文書,應要求受託者先行
      採取保密措施,並送交委託單位,由權責長官核定機密等級、保密
      期限或解除機密條件,並通知受託者。
(二)凡因委託契約需要,而必須提供受託者一般公務機密文書時,應繕
      造清冊送交受託者專人執據簽收;並得檢查該一般公務機密文書之
      管理與運用情形,以保障不遭轉用或洩漏。
(三)為使受託者瞭解並配合採取保密措施,委託單位應要求簽訂「保密
      契約」或於主契約中規範「保密義務條款」,載明業經標示為一般公
      務機密之文書,縱使契約終止或解除,非經解密,受託者仍應採取
      保密措施。
八、本府暨所屬機關學校業務承辦人員處理一般文書,應審核鑑定是否具保密價值,如確有保密必要,應改以一般公務機密文書處理。如為他機關來文,得依本注意事項機密等級變更或解密程序,建議來文機關變更密等及解密條件或保密期限。
本府暨所屬機關學校內部行政流程如有保密必要時,於文書核擬過程中採取保密措施即可。
九、 機密文書之收文應注意事項如下:
(一)收受機密文書時,應先詳細檢查封口有無異狀後,並依內封套記載
      情形完成登錄機密文書專設文簿。
      受文者為機關學校或機關學校首長者,文書人員應送機關學校首長
      或其指定人員啟封分文,送文書單位掛取公文總收文號;受文者為
      其他人員者,逕送各該人員本人啟封;另啟封人員,應核對其內容
      及附件。
(二)機密文書收文處理,以專設文簿或電子檔登錄為原則,並加註機密
      等級。如採混合方式,登錄資料不得顯示機密內容。
(三)業務承辦單位主管、承辦科(課)組、室、承辦人員收到機密文書後
      ,應登錄機密文書專設文簿(如附件1)。
十、機密文書之業務承辦人員簽辦處理應注意事項如下:
(一)機密文書之簽擬、陳核(判),應由業務主管或其指定之人員處理,
      並應儘量減少處理人員層級及程序。
(二)機密文書之保密期限或解除機密條件之標示,應具體明確,以括弧
      標示於機密等級之右。其解密條件如下:
          1.本件至某年某月某日解密。
           2.本件於公布時解密。
    3.其他(其他具體解密條件;例如,(1)附件抽存後解密。(2)
             工作完成後解密。(3)會議終了後解密。)
  機密等級標示位置,依國家機密保護法施行細則第17條規定辦理。
(三)業務承辦人員簽辦機密文書,於陳核(判)或會辦過程,由承辦人
      員或各級主管指定人員親自持送,必要時得以「機密文書送文袋」
      (如附件2)封裝方式辦理。
(四)各級主管於核判一般公務機密文書時,對承辦人員所核列之機密等
      級、保密期限及解除機密條件是否適當,應一併核定之。
(五)一般公務機密文書之知悉、持有、使用或複製,除辦理該機密業務
      者外,以經單位主管以上人員同意者為限。但有下列情形之一者,
      不得同意:
  1.有事實足認有洩密之虞。
  2.無知悉、持有、使用或複製之必要。
(六)製作公務機密文書之簽擬稿、繕印打字時之廢件,或誤繕誤印之廢
     紙及複寫紙,或磁片、光碟、電子儲存設備(備份檔案),若無保存
     必要,應由承辦人員即時銷毀之。不能即時銷毀時,應視同複製品,
     依國家機密保護法第18條規定保護之。
(七)機密文書如非必要,應儘量免用或減少副本。
(八)機密文書應存放於具安全防護功能之箱櫃,並裝置密鎖,保管人員
       必須經常檢查。
(九)會議使用之機密文書資料應編號分發,會議結束當場收回;與會人
       員如需留用時,應經主席核准並辦理借用簽收。
圖表附件:
十一、機密文書之傳遞方式如下:
(一)分文(交辦)、陳核(判)、送會、送繕、退稿、歸檔等流程,除「
      絕對機密」及「極機密」應由承辦人員親自持送外,其餘非由承
      辦人員傳遞時,應以「機密文書送文袋」或密件公文夾傳遞。傳送
      一般公務機密文書應交各級主管指定專責人員或承辦人員親自簽收
      。
(二)在機關學校外傳遞,屬於國家機密之「絕對機密」或「極機密」者
      ,由承辦人員或指定人員傳遞,必要時得派武裝人員或便衣人員護
      送。屬「機密」者,由承辦人員或指定人員傳遞,或以外交郵袋或
      雙掛號函件傳遞。「密」等級者,應切實以「機密文書送文袋」密
      封後按一般人工傳遞方式辦理。
十二、機密文書之發文應注意事項如下:
(一)機密文書之用印、封發,由各級主管指定人員辦理。
(二)機密文書用印時,屬「絕對機密」、「極機密」者,由承辦人員持往
      辦理。監印人員僅憑機關首長簽署用印,不得閱覽其內容。屬「機
      密」、「密」者 之用印,得由繕校人員持往辦理。
(三)「絕對機密」、「極機密」文書之封發,由承辦人員監督辦理。「機密」
     、「密」則由指定之繕校、收發人員辦理。
(一) 機密文書對外發文時,應封裝於雙封套內,封套之紙質,須不能透視且不易破裂。內封套正面適
      當位置處加蓋機密等級,並加密封,封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋「密」字戳記;外封
      套不 得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記。體積及數量龐大之機密文件,無法以前述方式
      封裝者,應作適當之掩護措施。
(二)使用電腦設備處理機密文書時,對於輸入資訊系統所需之帳號及密碼,應建立安全管理機制,並不
      得使其暴露於他人可見之狀態,有關公文交換所需之簽章加密等相關電子憑證亦須妥善保存。
十三、機密文書之歸檔應注意事項如下:
(一)機密文書應與非機密文書之檔案分別保管,歸檔時應以「機密檔案
      專用封套」(如附件3)密封後,存放於具安全防護功能之箱櫃妥善
      保管,裝置密鎖並經常檢查。
(二)「機密檔案專用封套」封套上案由、機密等級、保密期限或解密條件及保存
       年限等相關欄位應填寫完整。
(三)納入檔案管理之機密文書,應隨時或定期查核,其須變更機密等級
      或解密者,應即通知原承辦單位按規定辦理變更或解密手續。
(四)機密文書經解密後應照普通案件放置保管。
(五)機密文書非經解密不得銷毀,解密後,其銷毀方式,須依檔案法及
      相關規定辦理。
(六)保管機密文書人員調離職務時,應將所保管之機密文書,逐項列冊
      點交單位主管或其指定人員。
十四、處理機密文書機密等級之變更或解密,其權責劃分如下:
(一)機密等級變更或解密,由業務承辦人員辦理。
(二)國家機密之變更或解密,依國家機密保護法第10條第1項規定為之。
(三)一般公務機密文書,由原核定機關權責主管核定之。
(四)機密文書原核定機關因組織裁併或職掌調整,致該機密事項非其管轄
      者,相關保護作業由承受其業務之機關辦理;無承受業務機關者,由
      原核定機關之上級機關或主管機關為之。
(五)一般公務機密文書未標示保密期限或解除機密條件,如已逾30年以
      上,且具下列情形之一者,得由各受文機關檔案管理單位會商業務
      承辦單位簽陳核定後逕行註銷機密等級:
      1.受文機關建議原核定機關辦理機密等級變更或解密,原核定機關未予處理,致機密等級無法變更
        或註銷。
      2.未能確認機密文書原核定機關、業務承受機關或原核定機關之上級機關或主管機關者。
十五、機密文書機密等級之變更及解密程序規定如下:
(一)機密文書已標示保密期限或解除機密條件者,其保密期限已屆或
    條件成就時,業務承辦人員應主動依標示辦理機密等級變更或解
    密手續。
(二)機密等級變更或解密程序:
1.業務承辦人員應填具「機密文書機密等級變更或註銷處理意見表」
  (如附件4),陳奉該機密文書原決行層級長官核定後,並檢附業務
  承辦人員填具簽章之「機密文書機密等級變更或註銷紀錄單」(如附
  件5)。
2.變更機密等級之案件,須將原文之原密等及保密期限或解密條件
  以雙線劃去,修改新密等及保密期限或解密條件並加蓋業務承辦
  人員職名章。註銷機密等級之案件,須將原文之原密等及保密期
  限或解密條件以雙線劃去並加蓋業務承辦人員職名章。
 (三)機密文書未標示保密期限或解密條件者:
 1.原受文機關經主動檢討機密文書需變更機密等級或已無繼續保密必
   要時,應填具「機密文書機密等級變更或註銷建議單」,陳奉核定後
   ,建議原核定機關依規定辦理機密等級變更或註銷程序。
 2.原核定機關經檢討機密文書需變更機密等級或已無繼續保密必要,
   或收到原受文機關之「機密文書機密等級變更或註銷建議單」(如附
   件6)時,應填具「機密文書機密等級變更或註銷處理意見表」及「
   機密文書機密等級變更或註銷紀錄單」辦理機密等級變更或註銷程序
   ;另撰擬「機密文書機密等級變更或註銷通知單」(如附件7),陳奉
    核定後,通知前曾受領該機密文件之受文機關依規定辦理機密等級
    變更或註銷程序。
 3.原受文機關收到原核定機關之「機密文書機密等級變更或註銷通知單
   」,請參照第二項規定辦理機密等級變更或註銷程序。如有另行轉
   發之機密文書,仍應續行通知原受文機關依規定辦理機密等級變更或
   註銷程序。
(四)非公務機關或民眾之來函自訂有機密等級者,受文機關得本於權責核
    定適當之機密等級,其解密程序得參照第(二)項規定辦理。
十六、機密文書一般保密事項規定如下:
(一)本府暨所屬機關學校員工對於本機關學校文書,除經允許公開者外,
       應保守機密,不得洩漏。
(二)機密文書之處理,不得隨意散置或出示他人。
(三)各級人員經辦案件,無論何時,不得以職務上之秘密作私人談話資
      料。非經辦人員不得查詢業務範圍以外之公務事件。
(四)機密文書之核判、會簽、會稿時,不得假手本機關學校以外之人員
      ,更不得交與本案有關之當事人。
(五)機密文書放置時,應置於公文夾內,以防止被他人窺視。
     (六)下班或臨時離開辦公室時,應將公文及相關電子憑證妥善保管收藏
           於辦公桌抽屜或公文櫃內並即加鎖。
(七)職務上不應知悉或不應持有之公文資料,不得探悉或持有。因職務
      而持有之機密文書,應保存於辦公處所,並隨時檢查,無繼續保
      存之必要者,應繳還原發單位;無法繳回者應銷毀之。
(八)承辦機密文書人員,發現承辦或保管之機密文書已洩漏、遺失或判
      斷可能洩漏、遺失時,應即報告所屬主管查明處理。
 (九)承辦人及各級主管下班離開辦公室時,應將資訊系統關閉並將相關
       憑證(自然人憑證)妥善保管。
十七、各機關對於機密文書之處理,應指定專人會同文書、檔案、資訊、管考、政風等業務承辦人員,實施查核(如附表)。
資料來源:宜蘭縣政府主管法規共用系統