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法規內容

法規名稱: 宜蘭縣政府警察局公文時效管制及稽催查考作業要點
公發布日: 民國 106 年 08 月 23 日
發文字號: 府警秘字第1060047246號函 函
法規體系: 警政
圖表附件:
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一、宜蘭縣政府警察局(以下簡稱本局)為加速公文處理,提高公文品質及行政效率,特訂定本要點。
二、本局各類公文處理時限規定如下:
(一)上級單位交辦之案件應隨到隨辦。
(二)一般公文:
   1.最速件:一日。
   2.速件:三日。
   3.普通件:六日。
   4.限期公文:
   (1)來文或依其他規定訂有期限之公文,應依其規定期限辦理;如有二個
        以上不同期限者,以最後期限為預定結案日期。
   (2)來文訂有期限者,如收文時已逾文中所訂期限者,該文得以普通件處
        理時限辦理。
   (3)變更來文所訂期限者,須聯繫來文機關確認同意並簽奉第一層核定後
       ,通知收發人員變更處理時限。
   5.專案管制案件,依縣長、局長批准之時限辦理。
(三)刑事案類公文:
   1.刑事案件:三十日。
   2.司法文書案件:三十日。
   3.檢警調查案件:六十日。
   4.毒品行政裁罰案件:六十日。
   5.前三目來文有限辦期限者,比照限期公文規定之時限辦理。
(四)人民申請案件依行政程序法及內政部警政類人民申請案件處理時限表規
      定之時限辦理。
(五)人民陳情案件依行政程序法第七章、行政院及所屬各機關處理人民陳情
      案件要點、內政部警政類人民陳情案件處理時限表及宜蘭縣政府人民陳
      情案件管制作業要點規定之時限辦理。
(六)訴願案件依訴願法令規定之時限辦理。
(七)立法委員質詢案件,依據立法院職權行使法及行政院及所屬各機關辦理
      答復立法委員質詢案件處理原則規定之時限辦理。
(八)監察案件依據監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項規定之時限
      辦理。
(九)會議紀錄及代表機關出席會議報告除有特殊情形外,應於會後二日內製
      作完成並陳判。
  前項第二款處理速別之擬定,承辦人員應確實區分,各級人員應詳加審核。
  第一項各款規定之公文處理時限,除限期公文、專案管制案件、人民申請案
  件、訴願案件或其他依法令另有規定者外,均不含假日。
三、本局一般公文處理過程時限分配如下:
(一)最速件應隨到隨辦。
(二)速件處理過程中,收、分文不得逾半日,承辦單位擬辦、核判及會稿不
      得逾一日,層轉核判不得逾一日,繕印發文不得逾半日。
(三)普通件處理過程中,收、分文不得逾一日,承辦單位擬辦、核判及會稿
      不得逾二日,層轉核判不得逾二日,繕印發文不得逾一日。每一過程之
      相關人員應確實掌握自己可用之時間。
(四)承辦人員或核稿人員公差、請假時,應由職務代理人代辦,以免延誤時
      效。
四、各類公文處理時限之計算標準如下:
(一)一般公文發文使用日數:
   1.答復案件:自收文之次日起至發文之日止(含本機關內部各單位會辦、會
     簽、會稿時間)所需日數扣除假日,為發文使用日數。
   2.彙辦案件:自所彙辦公文最後一件收文之次日起,至發文之日止,所需
     日數扣除假日,為其第一件來文發文使用日數;其餘彙辦公文於全案辦
     結時,以存查公文計算。
   3.併辦案件:自首件收文之次日起,至發文之日止,所需日數扣除假日,
     為其發文使用日數;其餘併辦公文於全案辦結時,以存查公文計算。
   4.創稿案件:
  (1)交辦案件,自交辦之日起,至發文之日止,所需日數扣除假日,為其
       發文使用日數。
  (2)先簽後稿案件,自首次簽辦之日起,至發文之日止,所需日數扣除假
       日,為其發文使用日數。
  (3)直接辦稿案件,自辦稿之日起,至發文之日止,所需日數扣除假日,
       為其發文使用日數。
   5.限期公文:依下列方式,自收文之次日起,計算發文使用日數:
  (1)未逾來文所定期限,而實際處理日數超過六日者,以六日計算;未超
       過六日者,以實際處理日數計算。
  (2)逾越來文所定期限者,依實際處理日數計算。
  (3)為處理限期公文需以彙併辦公文辦理者,依主案限期公文計算辦理時
       效,其餘彙併辦公文以一般公文存查件處理。送會本機關以外機關者
       ,自送會之日起,至退會收到之日止,期間得予扣除。
(二)發文平均使用日數:以發文使用日數(含創稿)之和,除以發文總件數
      ,所得之商。
(三)存查案件使用日數:自總(單位)收文之次日起算,創簽自創簽之日起
      算,至登錄公文管理系統結案之日止;存查平均使用日數與發文平均使
      用日數之計算規定相同。
(四)專案管制案件、立法委員質詢案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴
      願案件:
   1.以「依限辦結」與「逾限辦結」為計算基準。在規定處理時限內辦結者
     列為「依限辦結」,超過規定處理時限辦結者列為「逾限辦結」。
   2.人民申請案件因不合法定程式或手續時,承辦單位應詳細說明,一次通
     知補正。通知補正或因適用法令疑義而層轉核釋者,從其通知、函轉之
     日起,至補件、釋復之日止,所經過之期間得予扣除。
   3.人民陳情案件因須等待其他機關資料或因適用法令疑義而層轉核釋者,
     自其層轉之日起,至函復、釋復之日止,所經過之期間得予扣除。
   4.訴願案件因訴願書不合法定程式,而其情形可補正者,應通知訴願人於
     二十日內補正者,其時效自訴願補正程式的次日起算。
五、本局公文處理時效管制及稽催查考權責劃分如下:
(一)秘書科稽催人員:
   1.督導各單位收發人員例行公文稽催管制事宜。
   2.辦理專案管制案件之管制。
   3.統計本局公文處理時效,填具公文時效統計表陳報內政部警政署及宜蘭
     縣政府,並分送本局各單位參考。必要時,並得提報本局相關會議檢討
     或刊登電子公布欄周知。
   4.對發文平均使用日數在五日以上,連續超過三個月之單位,得就其處理
     時效嚴重逾期之公文,進行個案抽樣分析後,送各該單位主管參考改進
     。
   5.對超過處理時限二十一天以上辦結之公文,應進行個案分析,如有故意
     延壓情事,簽核議處;如無積延情事,應擬具改善意見送各該單位參考
     改進。
   6.清查各單位年度公文未結案件。
(二)單位收發人員:
   1.每週應至少列印一次本單位逾期未結案公文清單,送承辦人員辦理清查
     、展期或催辦,並陳單位主管核閱後,送秘書科彙辦。
   2.應指揮傳遞人員隨時傳送公文,不得留置。
   3.對逾期未結之公文,應請承辦人員辦理展期。
   4.對超過處理時限二十一天以上辦結之公文,應請承辦人員填報本局公文
     處理流程個案抽樣分析表陳單位主管核閱後,送秘書科彙辦。
   5.收到非屬本單位業務之公文時,應於當日線上申請改分或填具公文改分
     單或提陳單,送總收文人員改分,不得留置。
(三)承辦人員:
   1.應備公文承辦登記簿冊,記載公文處理情形,或以公文管理系統查詢公
     文處理情形,並自行轉載有關承辦人所承辦文件紀錄。
   2.對承辦之文稿應於公文管理系統上作業。
   3.應依公文程式條例及文書處理手冊規定製作公文。
   4.對於承辦之公文,應注意時效,於陳核、送會時,主動追蹤進度。
   5.於請假或公差時,應請職務代理人代為處理公文,以免積壓。
   6.應配合填具本局公文處理流程個案抽樣分析表陳單位主管核閱後,送秘
     書科彙辦。
六、各類公文展期規定及管制原則如下:
(一)一般公文:
   1.凡未能於規定時間內辦結者,承辦人員應在屆滿處理時限以前辦理展期
     。
   2.辦理公文展期應於線上申請,僅限申請展期一次且最多六天(工作天)
     ,並應陳核至局長或其授權人員【副局長、主任秘書、所屬二級機關首
     長或其授權人員(分局長、副分局長)】。 
   3.展期後仍預估無法依限辦結而需再展期者,應上簽至縣政府一層決行比
     照專案。
   4.限期公文如需展期,應事先協調來文機關同意,填具公務電話紀錄簽陳
     一層核定後,送秘書科變更限辦時限。
(二)專案管制案件:各單位對於涉及政策、法令或需多方會辦、分辦,且
      需三十日以上方可辦結之複雜案件,承辦人員須於原件處理時限屆滿
      前申請為專案管制案件,惟一次得申請之處理時限最長不得超過六個
      月;刑事偵查案件一次得申請之處理時限最長不得超過二個月。
    1.申請專案管制應填具辦理專案案件申請(展期)表及專案案件(展期)
      作業流程圖送秘書科審查後併文陳核。
    2.未能在規定期限內辦結者,應在屆滿處理時限前上簽至縣政府一層決行
      辦理展期,並重新填具專案案件(展期)表,修正作業流程圖,併文陳
      核。
    3.承辦單位應按月研提執行情形(含實際進度及辦理情形)送秘書科彙整
      簽核,直至結案為止。
    4.專案管制申請表圖應附於案卷歸檔,並影印二份,一份併公文影本送秘
      書科登錄列管,另一份由單位收發人員建立專卷,以備查考。
(三)立法委員、議會質詢或決議、監察院交付列管案件:應依限辦結,不得
      辦理展期;如有需延長處理期限者,應取得相關證明或比照專簽後據以
      修改處理期限。
(四)人民申請案件:
    1.未能於機關公告之處理時限內辦結者,應於原處理期限內依分層負責簽
      請延長,惟延長應以一次為限,其申請日數不得超過原公告處理時限,
      並應於原處理時限屆滿前將延長之事由通知申請人。
    2.案件處理過程中,凡屬通知補(件)、會勘(查)、會議(商),請釋
     (示)查詢及有關機關間公文往返等文件,應另以他號方式處理(發文
      件按一般公文創號處理,收文件則以另編一般公文收文號處理),不得
      以原文號銷號結案。
(五)訴願案件:以「案」為單元,實施全程管制,各該案件之起始收文號應
      於全案辦結時,始能銷號,處理過程中如有另為之收發文件,另以他號
      方式處理(發文件按一般公文創號處理,收文件則以另編一般公文收文
      號處理),不另計列一「案」。
(六)人民陳情案件:
    1.各案件由陳情事項之主管單位受理為原則;非屬本機關業務權責者,應
      逕移主管機關處理,並函知陳情人。
    2.案情內容涉及二個以上單位權責者,應以其所敘業務較多或首項業務之
      主辦單位為主辦單位,於收辦後再行會辦或協請有關單位提供具體處理
      意見及法規依據,由主辦單位彙整各單位意見後以本局名義答復陳情人
      。
    3.未能在規定時限內辦結者,應依分層負責簽請核准展期,並將延長時限
      理由以書面(或電子郵遞)告知陳情人。
    4.人民陳情案件應以實質妥處為解除管制條件,辦理過程有會商、請釋
     (示)等機關公文往返或其他先行函復陳情人之公文,均應另以他號
      方式處理(發文件按一般公文創號處理,收文件則以另編一般公文收
      文號處理),不得以原文號銷號結案。
(七)展期必須確屬需要,各級主管應確實審核,或提示處理原則避免展期
      ;各類公文未於原規定之處理時限內辦結者,即屬逾期案件。逾期案
      件經辦理展期後,如公文實際有積壓事實者,仍應負積壓責任。
七、公文查考規定如下:
(一)秘書科應組成公文品質與時效查考小組(以下簡稱公文查考小組),定
      期辦理公文品質與時效查考。
(二)公文查考小組置委員七人,由秘書科長擔任召集人,其餘委員由秘書科
      簽奉局長核定後會同相關單位人員組成。
(三)公文品質查考,以每年辦理一次為原則,必要時得半年辦理一次,由公
      文查考小組委員,就各單位收發作業及發文結案案件抽樣查考,查考項
      目及評分基準如附表一。
(四)查考類別:抽調各單位當年度指定月份之人民申請案件、人民陳情案件
      及一般公文(不含存查案件)。如無人民陳情或申請案件,或件數不足
      者,以一般公文補足之。
(五)公文查考小組委員對於本單位之查考應予迴避。
八、獎懲規定如下:
(一)獎勵
   1.公文處理個人成績考核:獎勵對象包括承辦人員、公文督考績優人員、
     基層收發(登記桌)人員、文書管理人員、人事資料登錄人員及辦理憑
     證、出納、統計人員、資訊作業人員及公文檢核暨研考人員。除資訊作
     業人員嘉獎二次二人及公文檢核暨研考人員嘉獎二次三人、嘉獎一次一
     人外,餘承辦人員、基層收發(登記桌)人員、文書管理人員、人事資
     料登錄人員等人員,其獎勵基本條件須個人速度、數量、工時及品質等
     項分數加總後達八十分以上,獎勵評分規定表如附表二、附表三、附表
     四、附表五、附表六。
   2.公文查考:
  (1)局本部:
     甲、分為甲、乙兩組,以受查考年度各單位公文承辦人員年平均發文件
         數計算,超過平均值之單位屬甲組,未達之單位屬乙組。
     乙、甲組公文檢核查考平均成績八十分以上者取前二名,第一名:單位
         主管、核稿人員各嘉獎一次、單位收發人員嘉獎二次,第二名:單
         位主管、單位核稿人員及單位收發人員各嘉獎一次;乙組公文檢核
         查考平均成績八十分以上者取一名,單位主管、核稿人員各嘉獎一
         次、單位收發人員嘉獎二次。
  (2)分局:
       公文檢核查考平均成績八十分以上者取前二名,第一名:分局長、核
       稿人員各嘉獎一次,一組組長、稽催及總收發人員各嘉獎二次。第二
       名:分局長、核稿人員、一組組長、稽催及總收發人員各嘉獎一次。
(二)懲處:
      逾限辦結之公文或案件,除監察院糾正及調查案件另依有關規定辦理外
      ,經個件或個案分析,發現有無故積壓延誤時效情事者,依下列規定議
      處:
   1.無故積壓延誤未滿七日者,由單位主管予以口頭告誡改進,並列入年終
     考績參考。
   2.無故積壓延誤七日以上,未滿十四日者,申誡一次。
   3.無故積壓延誤十四日以上,未滿二十八日者,承辦人申誡二次,第一層
     主管口頭告誡。
   4.無故積壓延誤二十八日以上者,未滿六十日者,承辦人記過一次,第一
     層主管申誡一次。
   5.無故積壓延誤六十日以上者,承辦人記過二次,第一層主管申誡二次。
   6.同時無故積壓延誤多件公文或無故積壓延誤情形嚴重者,得酌情加重議
     處。
(三)公文處理發生錯誤、遺失,致人民權益受損或影響本局行政效率者,依
      其情節輕重,專案議處。
(四)前三款之獎懲,由秘書科辦理。
九、其他規定事項:
(一)本要點未規定者依相關法令規定辦理。
(二)各單位送會公文之辦理時限如下:
   1.最速件:一小時。
   2.速件:二小時。
   3.普通件:四小時。
(三)送(收)會外機關公文以速件管制處理;急要文件需會辦者應親會面
      洽。
(四)對於非政策性之緊急文稿、例行性或法令宣導等公文,為爭取時效,
      得採取先發後會方式辦理。
(五)會辦單位對於送會之文件,除經協調承辦單位主管同意者外,不得擅
      自退件或拒不會辦,並應依體制簽擬會辦意見,提供承辦單位或主官
      參考。
(六)來文內容涉及二個單位以上者,分文時應以來文所敘業務較多或首項
      業務之主辦單位為主辦單位,於收辦後再行會辦或協調分辦。
(七)收到非屬本單位業務之公文時,單位收發人員或承辦人員應於當日線
     上申請改分或填具本局公文改分單,敘明原因簽奉一層核閱後送總收
     文人員改分。
(八)受移單位對於前開改分公文如有意見,應立即填具本局公文提陳單,
      敘明理由經單位主管核章,陳送本局主任秘書裁定承辦單位。
(九)本局所屬各分局之公文時效管制及稽催查考作業,得比照本要點規定
      辦理。