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法規內容

法規名稱: 宜蘭縣政府檔案管理作業要點
公發布日: 民國 104 年 03 月 05 日
發文字號: 府秘檔字第1040036095號 函
法規體系: 通用
圖表附件:
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壹、總則

一、     宜蘭縣政府(以下簡稱本府)為健全檔案管理、促進檔案開放與運用、發揮檔案功能,特依據檔案法施行細則第二十六條規定訂定本要點。

二、     本府檔案管理,除檔案法及其相關子法或其他法律另有規定外,依本要點規定辦理。

三、     歸檔案件屬紙本型式者,承辦人員應將同一案件逐件編寫頁碼:

()依文件產生日期之先後順序,晚者在上,早者在下。

(二)編寫頁碼順序,先編本文,次編附件,由上而下,文稿第一頁填寫總頁數;文件若係雙面書寫或列印者,編寫兩頁。

()附件頁碼之編寫,除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者外,應併同其本文連續為之。

四、     承辦單位或文書單位應將辦畢案件於五日內逐件依序彙齊後,併同歸檔清單(如附表一)送交檔案管理單位歸檔。但下列物品,不得歸檔:
(一)現金、有價證券及其他貴重物品。
(二)司法訴訟有關物證。
(三)流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。    

(四)易變質而不適長期保存之物品。

五、     紙本公文歸檔案件以原件為原則,未以原件歸檔者,須簽請本府一層長官核准後,始得以影本歸檔;有附件者,每一種以一份為限。

六、     機密文書歸檔時,承辦人員應使用機密檔案專用封套(如附表二)裝封,並於封面上註明單位名稱、收發來文字號、案由或案名、分類號、頁數、件數、附件數、媒體型式、案卷內文件起迄日期、裝封日期、保存年限、機密等級、保密期限或解密條件及解密後檔案應用,封口簽章後,送檔案管理單位辦理歸檔。

    檔案管理人員點收機密文書時,僅得依封套上記載事項檢視,不得拆開封套;封套上記載不全者,應退回補正。

七、歸檔附件屬照片、微縮、影音、電子、光碟或以其他方式儲存之媒體時,承辦人員應使用信封套裝封,並載明附件名稱、總收發文(編)號、規格及內容概要,確認其內容無誤後彌封。

八、本府紙本收件公文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢,其紙本公文由業務承辦單位先彙整存查後,再送檔案管理單位存放。

九、以本府名義對內部單位行文,若係屬存查或知悉案件無後續辦理事項者,各受文單位辦畢後結案自存不歸檔。

十、歸檔案件如有下列情形之一者,檔案管理單位應退回業務承辦單位或文書單位補正:

(一)       案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存。

(二)       案件污損、內容不清楚或無法讀取。

(三)       案件未經批准、核章程序未完成或漏蓋、漏判、漏印、漏發、漏會。

(四)       案件未編列總收發文(編)號或總收發文(編)號有誤。

(五)       案件未填註分類號、保存年限、案次號或檔案應用。

(六)       案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤。

(七)       案件未依規定蓋騎縫章或職名章。

(八)       樣張或已作廢之契約憑證等文件,有漏蓋「樣張」、「註銷」或「作廢」字樣。

(九)       案件與歸檔清單之登載不符。

(十)       案件未能以原件歸檔且未經簽奉本府一層核准。

(十一)             單獨創簽存查案件仍有後續待辦事項者。

(十二)             紙本公文歸檔原件文稿浮貼規格較小附簽。

(十三)             附件屬圖表等規格大於公文用紙尺度大小,未折疊理平者。

(十四)             歸檔前已解密之公文,未附機密等級變更或註銷處理意見表及紀錄單。

(十五)             歸檔存查公文稿面上未註明文存查。

(十六)             歸檔附件屬照片、微縮、影音、電子、光碟或以其他方式儲存之媒   體,未使用信封套裝封,或載明附件名稱、總收發文(編)號、規格及內容概要等資料不全者。

十一、歸檔點收後之電子檔案,不得刪除或修改。

十二、公文檔案歸檔後,若因業務需要抽出附件以影本歸檔者,須簽奉本府權責長官核准;若抽出來文正本(如訴願書)以影本歸檔者,須簽奉本府一層核准。

十三、本府辦畢案件已逾歸檔期限一個月以上仍未歸檔者,檔案管理單位應列印逾期未歸檔案件稽催單(如附表三),請業務承辦單位主管主動查明處理。

十四、檔案管理單位應每月統計檔案歸檔案件數量,製作歸檔案件數量統計表(如附表四),於次月十日前簽報本府權責長官核閱,作為日後檔案管理業務之參考。

參、立案與編目

十五、本府檔案分類與保存年限區分表結合編訂,依規定每十年檢討一次,得視本府業務承辦單位調整業務需要檢討修正編製。

十六、本府檔案分類依其職掌之業務性質區分類、綱、目、節及項,再依案件之內容編立案名及案次號,案名內容每年年底前行文各業務承辦單位檢討一次,以修改本府公文管理系統資訊。

十七、立案立卷編目應依下列規定辦理:

(一)    歸檔案件依年度號、分類號及案次號立案立卷編目。

(二)    檔案卷次號確立後,檔案管理人員賦予目次號,並編寫於各案件第一頁右上方空白處。

(三)    檔案編目須符合國家發展委員會檔案管理局(以下簡稱檔管局)訂頒「機關檔案編目規範」之著錄原則編目建檔。

十八、本府應於每年五月及十一月,將檔案目錄彙送至檔管局機關檔案管理資訊網,並列印本府暨所屬機關目錄彙送說明表,陳報檔管局備查。

十九、機密檔案目錄,不予彙送公布

二十、檔案管理單位應將檔案編目數量按月作成統計表,陳報本府權責主管核閱,作為日後檔案管理業務之參考。

肆、紙本檔案整理

二十一、同一案卷內之檔案整理,應按目次號大小,由小至大、由上而下,依序排列整齊入卷。每一案卷首頁應放置案件目次表(如附表五)。

二十二、整理檔案應注意下列事項:

(一)    案卷厚度以三公分為原則。

(二)    檔案上加附之金屬物應予去除,但未裝訂前如確有分件必要者,得予保留。

(三)    檔案如有皺摺,應予理平;如有破損,應予修補。

(四)    檔案內容如有字跡模糊者,應洽請原業務承辦單位查明補註於公文用紙上。

(五)    檔案應以公文用紙尺度為標準,文件左右底三面邊緣應保持整齊;過寬過大者,得予裁切折疊,但不得損及檔案之內容;未達規定標準者,應以公文用紙襯貼。

(六)    檔案上之附簽,應附於文件適當位置;附簽規格較小時,應以公文用紙襯貼,不得脫離原件。

(七)    檔案附件以與原件裝訂為原則,如難以併同裝訂時,應於附件標記檔號及總收發文(編)號後,另行存置,並於原件目次表註明附件媒體型式、數量及存放位置。

二十三、整理後檔案加裝封面及封底,封面應載明檔號、案名及保存年限,採用棉繩裝訂。

伍、保管上架

二十四、紙本公文檔案經整理後,應依下列方式辦理上架及管理:

(一)    永久保存與定期保存檔案得分置存放。

(二)    檔案上架應按檔號大小順序,小者在左,大者在右;由左至右,由上至下直立排列於檔案架櫃。

(三)    檔案附件以與原件併同存放為原則;另行存置者,應於附件標記檔號及總收發文(編)號。

(四)    檔案排架依保存年限、再依檔號大小順序原則排列。

(五)    檔案架櫃外側應標示架號。

(六)    檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示,並定期檢查有無標示脫落或需更改等情事。

二十五、機密檔案應與一般檔案分別存放。

        機密檔案應存放在有裝置密鎖檔案櫃中,並指定專人負責管理。

二十六、業務承辦單位應依有關法規之規定,主動辦理機密檔案之機密等級變更或解密事宜。

二十七、檔案庫房採單一出入口門禁管制,非檔案管理人員,未經許可者,不得擅自進入。

陸、檢調

二十八、本府各單位借調檔案,調案人僅於本府檔案管理單位場所調閱影印,不得借出。

二十九、本府各單位調閱檔案以與承辦業務有關者為限,由調案人填具調閱檔案影印申請單(如附表六),並經業務承辦單位主管核准。

因業務需要,調閱非主管案件時,先經申請調閱單位主管核章後,再送會業務承辦單位主管同意,或簽請本府一層核准。

三十、本府各單位申請調閱機密檔案者,調閱檔案影印申請單應經業務承辦單位主管核准;屬國家機密者,除辦理該機密事項業務者外,應經原核定機關或其上級機關有核定權責人員書面授權或核准。

三十一、本府各單位調閱電子影像檔案或電子公文檔案,以採線上調閱方式處理。

       前項線上調閱方式,應設定使用權限,並保留調閱紀錄。

三十二、借調或調用檔案申請:

機關間借調檔案,應備函提出請求,由業務承辦單位依來函簽辦,經本府一層核准。

有權調閱之機關,調用檔案時,應備函載明法律依據、調用目的及調用期間,由業務承辦單位依來函簽辦,經本府一層核准。

三十三、借調或調用檔案調卷手續:

借調或調用檔案應以案件為申請單位,並由調案人填具檔案借調單(如附表七),併同本府一層核准借調或調用簽辦單,向檔案管理單位調卷,借調或調用紙本檔案以提供影本為原則,並於影本上加蓋「與正本相同」戳印,若調卷原件檔案,複製一份影本歸檔留存,原件檔案加封面封底裝訂並使用封條彌封交付調案人,電子檔案以複製品提供。

三十四、借調調用檔案交付:

        調案人向檔案管理單位辦理調卷後,由業務單位以行文函送借調或有權調用機關,並載明檔案歸還日期及負責催還檔案之責。

        借調或調用機關指定人員當場攜回者,由業務承辦單位轉交該指定人員簽收。

三十五、借調調用檔案調案期限:

機關借調本府檔案調案期限以三個月為限;有權調用機關調用檔案或訴願(訟)檔案,以來函載明調用期限為限,未載明調用期限者其調案期限以一年為限。

三十六、借調調用檔案調案展期:

借調或調用檔案應於調案期限內歸還,屆期如需繼續使用,調案人應提出檔案借調展期申請單(如附表八),經本府一層核准,向檔案管理單位辦理調案展延手續,展期次數以三次為限。

三十七、借調調用檔案調案展期未歸還稽催:

借調或調用檔案展期次數超過三次,仍需使用檔案者,應先行歸還檔案後,再依規定辦理借調;借調案件經稽催超過三次,仍不還卷時,檔案管理單位應簽報本府一層處理;調用案件或訴願(訟)案件則於到期前一個月先書面通知一次,逾期後每個月稽催一次至返還為止

借調或調用檔案已逾歸還期限且未辦理展期者,檔案管理人員應製作逾期未歸還借調檔案稽催單(如附表九)及催還檔案案卷通知單(如附表十)向調案單位辦理催還。

三十八、借調或調用之檔案應妥慎保管,不得遺失、轉借、轉抄,或有拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案內容之情事。    

三十九、借調調用檔案歸還:

借調或調用紙本原件檔案歸還時,檔案管理人員應詳細核對是否與原歸檔影本資料確實無誤後,將原存影本資料抽換銷毀之;歸還電子檔案複製品時,直接銷毀之,並於本府公文管理系統上註記歸還相關資訊。如有違反第三十八點所定情事時,應簽報本府一層議處。

四十、機關間借調或調用本府機密檔案時,應以書面提出請求,經該機密核定機關首長核准後,始得提供;調案人應以書面告知該機密檔案之機密等級及保密之義務。

四十一、機關間借調或調用本府機密檔案時,為避免原件損壞,得提供複製品;用畢後,應即歸還。複製品應視同原件妥善保管,無繼續使用之必要時,應即銷毀。   

四十二、機密檔案之複製,屬國家機密者,應經原核定機關或其上級機關有核定權責人員以書面授權或核准;屬一般公務機密者,應經業務承辦單位主管或本府一層核准。

四十三、絕對機密檔案不得複製。

四十四、機密檔案歸還時,應由調案人親自至檔案管理單位辦理歸還,並在機密檔案專用封套簽章後密封,加註歸還日期。

柒、應用

四十五、民眾申請閱覽、抄錄或複製本府檔案時,應依政府資訊公開法填寫「宜蘭縣政府資訊公開申請書」向本府計畫處為民服務中心申請;並依「宜蘭縣政府暨所屬機關提供政府資訊收費標準」收費。

捌、清理(清查、銷毀)

四十六、本府檔案管理單位每年應辦理檔案清理一次,訂定檔案清查計畫(如附表十一)經本府權責長官核准後實施,並撰寫檔案清查報告書(如附表十二)陳核本府權責主管核閱。

四十七、檔案管理單位應定期清查機密檔案,清查時,己逾保密期限者,行文請業務承辦單位依法辦理機密檔案機密等級之變更或解密事宜。

四十八、機密檔案未經解密,不得銷毀。

四十九、本府對於已屆保存年限之檔案,應由檔案管理單位依據「宜蘭縣政府檔案銷毀作業規範」製作檔案銷毀目錄(如附表十三),送會相關業務承辦單位審核確認後,制定檔案銷毀計畫(如附表十四),併同本府檔案分類及保存年限區分表函送本縣縣史館、國史館臺灣文獻館檢選,經檢選擬銷毀之檔案應分別於檔案銷毀目錄及計畫註記,再陳報檔管局審核。

玖、其他管理

五十、本府人員調職、離職時,人事單位應知會檔案管理單位,查檢其承辦公文已結案未歸檔、密件逾保密期限未解密及借調檔案情形,如有借調檔案,應全部歸還,但屬機關借調或調用且未逾借調期間者,應辦理調案人轉借手續。