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法規內容

法規名稱: 廢/停宜蘭縣政府電子公文節能續階方案
公發布日: 民國 102 年 10 月 07 日
廢止日期: 民國 104 年 11 月 06 日
發文字號: 府計資管字第1040187477號 函
法規體系: 計畫
圖表附件:
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一、本方案依據行政院102年5月22日院授研檔(資)字第1020008153號函頒「電子公文節能減紙續階方案」訂定之。

二、為擴大實施公文處理電子化及電子化會議,逐步建立更有效率、更節能、更減紙之行政運作機制。總體目標如下:

㈠實施公文線上簽核機關比率達100%。(行政院目標為70%)

㈡實施公文線上簽核比率達80%。(行政院目標為45%)

㈢實施公文電子交換比率達70%。(同行政院目標)

㈣實施電子化會議比率達30%。(同行政院目標)

三、本方案實施範圍如下:

㈠本府暨所屬機關、學校。

㈡推介縣議會、鄉鎮市公所及代表會,得自行參酌本方案或另訂推動方案。

四、依據行政院函頒「電子公文節能減紙續階方案」,訂定適合本府特性之實施方案及執行措施,以規範本府暨所屬各級機關、學校執行做法與時程,並定期檢討,確保方案目標之達成,實施策略如下:

㈠賡續推動電子公文節能減紙相關作業。

㈡辦理公文管理整合資訊系統優化事宜。

五、成立電子公文節能減紙工作小組(以下簡稱工作小組):

㈠本府已於99年8月31日府計資管字第0990124038號函頒「宜蘭縣政府電子公文節能減紙工作小組設置要點」,據以推動電子公文節能減紙相關事宜。

㈡工作小組應負責本機關電子公文節能減紙續階方案擬定、執行、績效管考、機關內問題解決、反映與對外聯繫相關作業,並應定期檢討目標達成情形。

推動小組任務如下:

㈠擬訂公文線上簽核實施策略與措施。

㈡擴大各機關、單位公文電子交換範圍。

㈢提升電子公布欄應用績效。

㈣加強電子化節能減紙相關行政作為。

㈤其他與電子公文節能減紙有關之推動事宜。

六、賡續推動電子公文節能減紙相關作業如下:

㈠擬訂公文線上簽核實施策略與措施。

⒈以二層決(含)以下公文、保存年限15年(含)以下、紙本公文(含附件)頁數15頁以下,以電子化方式全程處理,並逐步擴大辦理。

⒉採自然人憑證機制進行線上簽核,自然人憑證由各機關自行編列預算製作。

3.視各機關推動成效並配合中央法規規範,評估擴大線上簽核範圍之可行性。

㈡擴大各機關公文電子交換範圍。

⒈各機關應鼓勵經常往來之法人或非法人團體向經濟部申請參加「商工電子公文交換服務系統」之公文電子交換服務,以增進節能減紙之效能。

⒉各機關對企業及民間組織(如公司行號、法人團體、事務所、公會、協會及醫事機構等)之宣導通知及簡易案件等文書,優先以公文電子交換方式處理。

3.各機關對個人文書之傳送(如會議通知、會議紀錄)優先進行電子化作業(如受文者為個人,應由機關總收文收文轉知)。

4.研擬公文電子交換附件檔案過大之傳送問題,俾提升各機關學校公文電子交換比率。

㈢提升電子公布欄應用績效:

⒈凡屬通函週知辦理事項或訊息,無需單位回復意見之非機密公文,如活動宣導、通訊資料或機關首長異動、發文字號變更、公開資訊、法規草案或法規修正、疑義釋函或停止適用、需公布之實施計畫、差勤抽查結果、議會議程或異動、研討會、座談會、論壇、教育訓練或其他一般性通報週知事項,以登載電子公布欄為原則,不另以書面通報。

⒉各機關對外週知訊息以登載「全國政府機關電子公布欄」為原則;各機關對內週知訊息以登載「員工業務網電子公布欄」為原則;機關內傳閱性質公文以轉貼「宜蘭縣公文管理整合系統」電子佈告欄或以電子郵件附檔方式週知為原則。

㈣加強電子化節能減紙相關行政作為:

⒈推動並提昇電子化會議績效:

⑴各機關、學校於召開會議時,以儘量不提供紙本會議資料為原則;會議資料應優先以公文電子交換、電子郵件傳遞方式、或提供檔案下載。

⑵鼓勵與會人員可自備電腦、行動裝置、使用會場提供之設備或以視訊會議方式辦理,以逐步降低紙張耗用。

⑶鼓勵與會人員儘量避免列印資料,若需紙本資料,僅列印必須的部份。

⒉文件資料採用雙面列印。

⑴各機關影印、列印設備汰換時,須優先採購具雙面列印功能之設備。

⑵單面列印紙張重覆使用。

⒊於招標文件及採購契約中,明定廠商所提供之服務建議書、工作計畫書、契約書、各式報告書以採雙面列印為原則。

㈤其他與電子公文節能減紙有關之推動事宜:

⒈各機關於彙整資料時,以採公文方式彙整為原則,不需紙本核章。

⒉避免非必要的文書核章作業及紙本留存慣例。

⒊優先選擇可網路傳真、多頁列印一張的多功能事務機,以簡省紙張用量。

辦理公文管理整合資訊系統優化事宜如下:

㈠依實際作業需要,各機關於主管機關檢討修正相關法令、手冊及電腦化作業規範時,提出建議,並追蹤執行情形。

註:有關派免兼建議函、會勘通知單、會議紀錄等,建議納新的交換格式。

㈡配合中央相關法令、手冊及電腦化作業規範之研修,同步推動、統籌建立資訊整合服務。

七、自發布日起至105年12月31日止,達成方案目標。細部工作分工及推動時程詳如附錄一推動時程表。

八、衡量上述推動方案目標之績效指標如下:

㈠實施公文線上簽核機關比率:

實施公文線上簽核機關比率=實施公文線上簽核機關數/(本府及所屬各級機關、學校數+已實施之推介機關數) × 100%

註:本府自100年9月30日已完成所有所屬機關、學校上線作業,目前實施公文線上簽核機關比率已達100%。

㈡實施公文線上簽核比率:

公文線上簽核比率=公文線上簽核件數/(電子公文收文總數+紙本來文線上簽核數+自創簽稿數) × 100%

註:密件之件數不計入。

㈢實施公文電子交換比率 :

公文電子交換比率=(電子發文件數/發文總件數) × 100%

註:發文總件數=總發文件數扣除議員質詢、監察案件、人民申請、人民陳情、訴願及不適用電子交換件數(包括受文者為民眾、附件實體、密件、上行簽、其他[如公告、人事派令]等)。

㈣實施電子化會議比率:

電子化會議比率=電子化會議場次/所有會議場次 × 100%

註:會議場次係統計各級機關、學校具開會通知單之會議及依業務需求、任務編組或會議規則等相關規定召開之例行性會議,包括以郵寄、人工及電子方式傳遞者;密等以上之會議不計入。

㈤節能:公文實施電子化所節省的能源。

節能績效指標=公文採線上簽核處理節省分散辦公機關郵資費用+使用公文電子交換節省郵資費用+使用電子布告欄節省郵資費用+紙張購買費用+碳粉購買費用。

九、本府暨所屬各機關、學校應依方案目標,落實電子公文節能減紙實施方法;並依下列規定指派專人於每月10日前至「電子公文節能減紙填報系統」網站填報前一月之電子公文節能減紙相關措施執行情形。

㈠本府「公文電子交換」、「公文線上簽核」之執行情形,由計畫處彙整後,指派專人填報;「採購紙張數量(箱)」之執行情形,由秘書處彙整各單位資料後,指派專人填報。所屬各機關、學校,應依業務分工,指派專人彙整資料後填報。

㈡本府暨各機關、學校每月公文郵資費用,由秘書處文書科每季彙整,並於工作小組會議中報告執行情形。

㈢本府暨各機關、學校執行情形之填報作業,由計畫處負責每月追蹤;逾期未填報者,將視情節提報工作小組會議檢討。

本府暨各機關、學校執行成效於電子公文節能減紙工作小組工作會議中檢討,未達成分年目標或績效明顯落後者,須於一個月內提交改善計畫,簽請一層核可後副知計畫處列管。