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法規內容

法規名稱: 宜蘭縣政府及所屬各機關學校公文管制與考核作業實施要點
公發布日: 民國 91 年 08 月 20 日
修正日期: 民國 111 年 11 月 28 日
發文字號: 府計管字第1110184295號函
法規體系: 計畫
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一、宜蘭縣政府(以下簡稱本府)為提升公文處理效率及品質,在
    公文處理各階段,全程及全面管制,並落實各階層自我管理,
    依行政院頒「文書處理手冊」及行政院國家發展委員會編印之
    「文書流程管理作業規範」等規定,訂定本要點。
二、本要點適用於本府及所屬機關學校。
三、本要點用詞,定義如下:
    (一)自我管理:指單位(機關)內各級人員均應具備提高公文
        處理時效及品質之觀念,其消極層面在建立人員確遵各項
        文書處理規定,主動導正影響公文時效因素;積極層面則
        在於增進其業務知識及積極任事態度,根本提升公文品質
        。
    (二)公文專責人員:負責預警及稽催各單位(機關)內公文,
        避免公文逾期或積壓,提升公文依限辦結率。
    (三)專責管制單位:本府為計畫處;所屬機關、學校為其首長
        指定負責綜理公文管制與考核相關工作之單位。
    (四)公文分類:包含一般公文(含最速件、速件、普通件、限
        期公文、特殊性案件、專案管制案件)、訴願案件、人民
        申請案件、人民陳情案件及監察、審計、議會、經費補助
        案件等。其中,人民陳情案件及監察、審計、議會、經費
        補助案件等交付列管案件,須送專責管制單位辦理錄案列
        管。
    (五)處理時限:指按各類公文規定期限,或依公文處理速別或
        來文所定期限,自收文或創簽稿至發文、存查、簽結之全
        部流程可使用時數或日數(如附表一)。各類公文之處理
        時限,除限期公文、特殊性案件、專案管制案件、人民申
        請案件、訴願案件、監察案件或其他依法令另有規定者外
        ,均不含假日。
    (六)限辦日期:指依據各類公文之處理時限規定可使用日數,
        計算應辦結之實際日期。公文於限辦日期前辦結者列為「
        依限辦結」,超過限辦日期辦結者列為「逾限辦結」;各
        類公文未於原規定之處理時限內辦結者,即屬「逾期案件」
        ,逾期案件雖經依分層負責簽請核准辦理展期,仍列為「逾
        限辦結」,如公文實際有積壓事實者,仍應負積壓責任。
    (七)特殊性案件:指一般公文因涉及之業務性質或內容複雜,需
        多方彙整或協調處理等原因,確難於來文速別時限內辦結,
        且其複雜程度未符合申請專案管制案件要件,經各單位(機
        關)主管審查並核准者。
    (八)專案管制案件:指公文涉及政策、法令與其他機關業務,或
        須三十日以上方可辦結之複雜案件,經簽府一層核准,以「
        案」為單元實施管制者。
    (九)以文管制:指以「文」為管制統計單元之管理作業方式,其
        係以收文或創簽稿進行管制,重點為各「文」是否於限期內
        處理完畢,並於辦結即銷號歸檔。
    (十)以案管制:指以「案」為管制統計單元之管理作業方式,凡
        公文屬專案性質須整體性作業者,其處理時限與數量統計皆
        以「案」為標準,並實施全程管制。
        1、以「案」管制之公文,其首件公文收文號於全案辦結時始
           能銷號結案,處理中有發文需要者,另以他號方式處理,
           即發文件按一般公文創號或原案附號處理,收文件則以原
           案附號或另編一般公文收文號處理,並於全案辦結時一併
           歸檔。
        2、特殊性案件、專案管制案件、訴願案件、人民申請案件、
           人民陳情案件、監察、審計、議會、經費補助等交付列管
           案件等均採以「案」管制。
四、權責劃分:
     (一)承辦人員職責:
         1、自我管理及目標管理原則:應確保公文品質與時效,
            並依規定期限辦結。自簽辦起至辦結之日止,應主動
            注意文書處理流程之查催,如有查催困難情事,應即
            時向單位(機關)主管單位反映處理;必須展期時,
            應於處理時限屆滿前,依各類公文規定辦理展期。
         2、管制會稿、會辦時效:急要文件須會辦者應進行親會
            面洽、同一文件請二個以上單位會核,得同時送會。
            無論送會或收會均應管制時間,受會單位如不能依限
            退回時,應將原因、理由及預定時間通知送會單位(
            機關)。
     (二)各級主管職責:
         1、確實掌握承辦人員公文處理情形及查催資料,即時督
            促承辦人員依時限辦結,調整承辦人員工作量分配等事
            項。
         2、督促承辦人員落實職務代理制度,如因特殊情形,代理
            人無法處理時,應由直屬主管負責;承辦人員職務異動
            時,亦應清查督促辦結或確實移交,並負連帶責任。
         3、對涉及二個以上單位(機關)之複雜案件,宜與相關單
            位(機關)商訂處理原則後儘速處理,避免因往來會稿
            而延誤時效。
         4、在權責內核准展期案件,對逾期未辦或展期者,應提示
            處理原則或適當調配人力,並督促承辦人員妥適處理。
         5、應配合專責管制單位針對公文時效優劣案件進行檢討改
            善。
         6、經授權核准特殊性案件。
    (三)公文專責人員:
        1、稽催、輔導或解決單位(機關)內各級人員公文流程管理
           之問題。如遇監察、審計、議會等重要案件,應立即通知
           一級主管督導辦理。
        2、對即將逾期之案件,應預警查催,促使公文在規定期限內
           辦結;已逾處理時限、送會或受會逾時辦理案件,應查催
           、追蹤至結案為止,並檢討公文稽催管制作業缺失,提請
           改善。
        3、視各單位(機關)文書處理情形,適時輔導及辦理講習。
        4、分析逾期公文各階段處理使用時間,填寫逾期公文分析查
           處表,必要時調卷分析,並請承辦人及直屬主管檢討原因
           及提具改善方法。分析後,按情節輕重依宜蘭縣政府公文
           處理時限暨逾期懲處標準表(如附表二)辦理。
        5、如單位(機關)公文逾期案件需向本府秘書長專案面議時
           ,應通知並偕同相關人員按時間出席。
五、公文時效及品質管制:
    採「事前稽催」及「事後查核」管制措施(如附圖):
    (一)事前稽催預警通知:公文屆期前寄送預警電子郵件通知。
    (二)事後查核:
        1、稽催通知:公文逾期寄送稽催電子郵件通知。
        2、每週督辦:每週寄送各單位(機關)逾限未結案件清單
           電子郵件通知,以督導或協助辦結。
        3、面議輔導:每週安排專案面議,各單位(機關)有下列
           情形者應由公文專責人員偕同相關人員出席:
           (1)監察、審計、議會等列管案件、訴願案件、專案管制
              案件、特殊性案件及限期公文逾期一天以上未辦結案
              件。
           (2)一般公文、人民申請、人民陳情及經費補助列管案件
              等逾期七天以上未辦結案件。
        4、每月檢討:針對本府每月公文辦理情形統計檢討,通知依
           限辦結率未達百分之九十之單位(機關)加強督導,並作
           為年終考績評分之參考。
        5、專案查核:組成專案小組,每半年針對公文實質內容進行
           查核及覆核,並將查核結果通報各單位(機關)檢討改進
           。

六、公文有下列情形之一者,始得存查:
    (一)無轉行或答覆必要之文件或准予備查之例行性文件表報。
    (二)單位(機關)蒐集或受贈與之參考資料。
    (三)通知或參考性之副本。

七、會辦案件催辦機制依下列規定辦理:
    (一)承辦單位(機關)核送稽催單催辦受會辦單位(機關),
        受會辦單位(機關)應依限併同稽催單核復承辦單位(機
        關)。
    (二)受會(協辦)單位(機關)應依宜蘭縣政府公文處理時限
        暨逾期懲處標準表會稿(簽)之時限辦畢;如未辦畢,應
        於接獲稽催之次日答覆,並立即簽辦,如仍不辦理又未將
        延辦理由答覆者,以故意積壓公文論。
八、各單位(機關)處理公文有下列情形之一者,得進行專案獎懲
    ,專案獎勵及懲處項目如下:
    (一)獎勵項目:依事實結果核予一至二次嘉獎。
        1、處理數量、速度、品質、內容難易度等方面均有優良表
           現。
        2、登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實,且於文書流
           程管理制度之落實推動有重大貢獻。
        3、辦理文書流程簡化工作具重大貢獻。
        4、文書流程管理制度之革新或改進建議,經採行確具績效。
        5、年度公文查核結果表現優異者。
    (二)懲處項目:第一次核予書面警告;第二次再犯同樣錯誤,核
        予申誡一次。
        1、登錄不確實、統計不確實、未實施各種分析,致文書流程
           管理原則不能落實者。
        2、無故積壓公文情形嚴重者。
        3、損毀、棄置、遺失公文或檔案者。
        4、違反分層負責規定者。
        5、無故拒收公文或對承辦公文延不簽收逾二日者。
        6、核判公文經書面查催後仍未核批或核後未交下者。
        7、對逾期待辦之案件,經催辦仍未辦理者。
        8、應辦案件而簽存查或先存查再以創號發文經糾正再犯者。
        9、逕收來文或交辦案應登記而未送經文書人員登記者。
        10、對公文登記及查催資料作不實之登錄或未經權責主管核
            核准擅改紀錄者。
        11、專案管制申請未符程序及實質要件而有延誤時效情形重
            大者。
        12、人民或法人團體申請案件因缺漏要件無法辦理時,未即
            一次詳加註明通知補正者。
        13、違反本要點其他規定而屬情節重大者。
    (三)按其所負責任,核予獎懲,有連帶責任者,應併予核議獎懲。
九、各鄉(鎮、市)公所處理公文,未訂定相關管制與考核作業規
    定者,得準用本要點規定辦理。